Der Begriff «HR-Digitalisierung» ist weit verbreitet. Er beinhaltet berufliche Anwendungsgebiete, Überlegungen zur Unternehmensorganisation und zur Zukunft der Arbeitswelt. Alle Beteiligten, ob Verleger, Personalleiterin oder Unternehmensberater, haben ihre eigene Definition von einem HRIS.
Wie lässt sich Digitalisierung in der Personalverwaltung definieren?
Digitalisierung bedeutet wörtlich übersetzt die Umwandlung von Papierdaten und manuellen Verwaltungsverfahren in digitale Daten, die in automatisierten Prozessen integriert und verarbeitet werden. Über diese Entmaterialisierung hinaus dient die HR-Digitalisierung vor allem der Effizienzsteigerung: bessere Entscheidungen treffen, Fehler reduzieren, Leistung erhöhen. Dafür gibt es zahlreiche Tools:
ein SaaS-HRIS, um HR-Prozesse zu automatisieren
einen Chatbot, um häufig gestellte Fragen der Mitarbeitenden zu beantworten
ein mit KI ausgestattetes ATS (Bewerbungsmanagementsystem), um Hunderte von Lebensläufen zu triagieren
ein Business-Intelligence-Tool, um Daten umfassend zu analysieren und HR Big Data für die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit zu nutzen
HR-Digitalisierung: für die Steigerung der Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens
Papierlose HR-Prozesse entlasten die Personalabteilung, aber ihre Auswirkungen gehen weit darüber hinaus. Sie beeinflussen unter anderem die Mitarbeitendenführung und die Leistung des Unternehmens:
Produktivitätssteigerung: Aufgaben und Freigabeprozesse werden automatisiert, sodass sich alle auf ihre Aufgaben konzentrieren können und weniger Zeit mit administrativen Dingen verbringen müssen.
Talente gewinnen und binden: Einsicht in die Personalakte, das unkomplizierte Einreichen von Ferienanträgen oder der einfache Zugriff auf Lohnabrechnungen sind heute unabdingbare Voraussetzungen, um Mitarbeitende zu gewinnen und zu binden. Autonomie und Verantwortung gehören zu den wichtigsten Erwartungen der jungen Generation.
Agilität: Das Unternehmen gewinnt einen besseren Überblick über die Entwicklung seiner Personalkosten. Es kann seinen zukünftigen Bedarf (Aus-/Weiterbildung, Rekrutierung) voraussehen und die Entwicklungsziele der Mitarbeitenden anpassen, um auf dem Arbeitsmarkt schnell zu reagieren.
Die drei häufigsten Stolpersteine bei der Digitalisierung von HR-Projekten
Wie jedes Projekt erfordert auch die HR-Digitalisierung eine genaue Analyse der organisatorischen und technischen Anforderungen. Erstellen Sie vorgängig ein Anforderungsprofil, um eine zu lange Einführungszeit, Budgetüberschreitungen, ungeeignete Lösungen und Redundanzen zu vermeiden. Denken Sie dabei auch an die folgenden drei Punkte:
Die digitale Transformation beschränkt sich nicht auf die Digitalisierung Ihrer HR-Dokumente
Die digitale Transformation bietet Ihnen die Gelegenheit, Prozesse neu zu denken. Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl der neuen Tools also nicht nur auf die Digitalisierung Ihrer Daten. Die neuen Prozesse dürfen sich von der bisherigen Vorgehensweise unterscheiden.
Es gibt die passende Software für Ihr Unternehmen
Softwarehersteller testen ihre Tools in unzähligen kleinen und mittleren Unternehmen. Verlassen Sie sich auf ihre Erfahrung und ihre Fähigkeit, Ihnen die passende Software-Lösung zu liefern, die Sie dabei unterstützt, die Digitalisierung Ihrer Prozesse in Angriff zu nehmen.
Die Lohnbuchhaltung gehört dazu
Die digitale Transformation beinhaltet die Einführung von digitalen Tools, die miteinander kommunizieren und sich in Ihr bestehendes Informationssystem integrieren müssen.
Im HR sind die Herausforderungen dabei vor allem mit der Lohnbuchhaltung verbunden:
die Strukturdaten der Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand halten: Zivilstand, Grundlohn, Bankverbindung usw.
variable Lohnbestandteile erfassen: Ferien, Abwesenheiten, Prämien, Überstunden, Arbeitsunterbrechungen, Essensgutscheine usw.
Der Lohnbuchhaltungsmarkt wird weiterhin von On-Premise-Software beherrscht, die wenig Spielraum bietet. Die Integration in eine cloudbasierte HR-Software kann deshalb eine Herausforderung sein. Lassen Sie sich von Ihrer IT-Abteilung und Ihrem HRIS-Anbieter unterstützen, um die geeignetste Integrationslösung zu finden.
Ein häufig genanntes Hindernis im Zusammenhang mit der digitalen Transformation ist die mögliche Zurückhaltung der Mitarbeitenden bei der Einführung eines neuen Tools. Unterschätzen Sie diesen Umstand bei Ihrem Digitalisierungsprojekt nicht. Es lohnt sich, die Software aus der Perspektive jener Personen zu betrachten, die sie nutzen werden.Le terme de « digitalisation RH » est aujourd’hui largement répandu, à tel point qu’il tend à devenir un mot valise. On y retrouve pêle-mêle des applications métiers, des réflexions sur l’organisation des entreprises ou sur le futur du monde du travail. Chaque partie prenante, que l’on soit éditeur, DRH, consultant en cabinet, a sa propre définition du SIRH. C’est justement cela qui en fait la richesse.
Comment définir la digitalisation RH ?
Littéralement, la digitalisation RH consiste à transformer ses données papier et ses procédures de gestion manuelles en données numériques, intégrées et traitées au sein de processus automatisés. Au-delà de cette dématérialisation, la digitalisation de ses ressources humaines répond surtout à une quête d’efficience : prendre de meilleures décisions, réduire les erreurs, gagner en performance… Il existe de nombreux outils permettant de répondre à ces enjeux de performance :
un SIRH SaaS pour automatiser ses processus RH,
un chatbot pour répondre aux questions fréquentes des collaborateurs,
un ATS doté d’une IA pour trier des centaines de CV,
un outil de business intelligence pour faire de l’analyse poussée de données et faire du Big Data RH un levier de compétitivité.
La digitalisation RH, premier levier de performance des entreprises
Certes, la dématérialisation RH soulage les DRH du poids administratif lié à la gestion des ressources humaines mais son impact va bien au-delà et se répercute sur le management des équipes et, plus largement, sur la performance de l’entreprise :
Gain de productivité : Les tâches et les processus de validation sont automatisés pour permettre à chacun de se concentrer sur ses missions et passer moins de temps sur la gestion administrative.
Attirer et fidéliser les talents : Accéder à son dossier RH, poser ses congés ou encore consulter facilement ses fiches de salaires sont aujourd’hui des pré-requis indispensables pour attirer et fidéliser ses salariés. L’autonomie et la responsabilisation font partie des deux principales attentes des jeunes générations, encore plus dans un contexte de télétravail.
Agilité : L’entreprise gagne en visibilité sur l’activité de sa masse salariale. Elle peut anticiper ses besoins futurs (formation, recrutement…) et réajuster les objectifs de ses collaborateurs pour répondre rapidement aux opportunités du marché.
Les 3 écueils les plus courants des projets de digitalisation RH
Comme tout projet, la digitalisation de ses RH nécessite un cadrage précis de vos besoins sur le plan organisationnel aussi bien que technique. Pour éviter les fiascos : déploiement trop long, budget dépassé, solution sous utilisée, redondance avec d’autres outils, etc., il vaut mieux rédiger un cahier des charges. Veillez à le faire en pensant aux trois points suivants :
Penser que votre transformation digitale se limite à la dématérialisation de vos documents RH
Ne commettez pas l’erreur d’aborder le choix des outils comme s’il s’agissait de dématérialiser les documents sur lesquels sont assis vos processus. Pour vous transformer, vous recherchez un processus dématérialisé, qui ne doit être une copie conforme de votre manière de procéder actuelle.
Chercher une solution sur-mesure
Les éditeurs de solutions et leurs intégrateurs ont éprouvé leurs outils dans des myriades de PME. Appuyez-vous sur leur expérience et leur capacité à vous apporter une solution, c’est-à-dire un logiciel avec une vision forte de son contexte métier, pour entamer la refonte de vos processus. Ils seront les meilleurs alliés de votre transformation.
Ne pas anticiper la question de l’intégration avec la paie
Votre transformation numérique va se traduire par l’adoption d’une constellation d’outils numériques, qui vont devoir communiquer entre eux et s’intégrer à votre système d’information existant.
Dans le cadre des RH, les enjeux sont principalement liés à la paie :
tenir à jour les données structurelles des collaborateurs : état civil, salaire de base, coordonnées bancaires, etc.
collecter vos éléments variables de paie : congés, absences, primes, heures supplémentaires, arrêts de travail, etc.
Le marché de la paie est encore dominé par des logiciels on premise et peu ouverts. Leur intégration avec les logiciels RH, majoritairement dans le cloud, est une problématique qui n’est pas totalement automatisée. Faites-vous accompagner par votre responsable des systèmes d’information et votre éditeur SIRH pour explorer les solutions d’intégration.
Un frein fréquemment évoqué dans le cadre de la transformation numérique est la supposée réticence des collaborateurs à l’adoption d’un nouvel outil. C’est un élément qu’il convient de ne pas sous-estimer dans votre projet d’équipement de SIRH. Nous vous recommandons d’examiner les logiciels par le prisme des personnes qui devront les manipuler : administrateur, manager, collaborateur.
Un projet d’implémentation de SIRH prend du temps, mais ce sera votre meilleur investissement de l’année :
