Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto grösser wird auch der Umfang der Verwaltungsaufgaben. Damit Ihre Teams so wenig Zeit wie möglich damit verbringen und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, braucht es automatisierte Prozesse. Im HR ist der erste Schritt, ein passendes HRIS zu implementieren. Früher waren solche Softwares für kleine und mittelständische Unternehmen teuer und das Einrichten zu komplex. Mit dem SaaS-Modell und der steigenden Anzahl Anbieter:innen sind individuell anpassbare Lösungen erschwinglich geworden. Lesen Sie, wie diese Art von Software Sie dabei unterstützt, administrative Herausforderungen in Ihrem KMU zu bewältigen.
Das Konzept des individuell zusammenstellbaren HRSI
Es gibt zwei Arten von HRIS:
Das vollintegrierte HRIS : Ein integriertes HRIS funktioniert wie ein ERP-System. Eine einzige Datenbank versorgt die verschiedenen Module, die für die Personalverwaltung erforderlich sind (Personalakte, Arbeitszeit und Aktivitäten, Ausbildung, Talentmanagement usw.) Ein grosser Nachteil ist die Notwendigkeit, sich mit allen Modulen gleichzeitig auszustatten, auch mit solchen, die nicht unbedingt benötigt werden. Oft ist es ausserdem schwieriger, Schnittstellen mit anderen Systemen zu schaffen.
Das modulare HRIS : Ein modulares HRIS besteht aus einer Reihe von HR-Tools, die sich der Verwaltung verschiedener Prozesse widmen (z. B. Zeiterfassung und Verwaltung von Personalakten). Jedes Tool positioniert sich dabei als das beste seiner Kategorie («Best-of-Breed»). Der Vorteil: Jedes eingesetzte Software-Modul weist eine grosse Funktionstiefe auf. Ein individuell zusammenstellbares HRSI bietet in der Regel Schnittstellenoptionen mit anderen Systemen (Lohnbuchhaltung, Aus-/Weiterbildung etc.). So können Sie ein individuelles HRIS aufbauen und Ihre Prozesse schrittweise automatisieren.
Bessere Kontrolle über ihre digitale Transformation und ihr Budget
Die Investition in ein HRIS bindet Zeit und Geld – zwei Ressourcen, die in KMU häufig knapp sind. Ein individuell zusammenstellbares HRIS bietet Unterstützung: Durch die Automatisierung von Prozessen können Sie Ihre Ressourcen und jene ihrer Mitarbeitenden dort einsetzen, wo sie benötigt werden. Konzentrieren Sie sich
auf die dringendsten Herausforderungen (Aufgaben, die die meisten Fehler verursachen oder Zeit verschwenden). Viele KMU beginnen zum Beispiel mit der Digitalisierung ihrer Ferien- und Abwesenheitsverwaltung. Dieser Prozess lässt sich relativ schnell automatisieren und implementieren.
Eine Software, die sich gemeinsam mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt
Ein individuell zusammenstellbares HRIS entspricht den Herausforderungen eines KMU ebenso wie jenen von grösseren und international tätigen Unternehmen. Der einzige Unterschied sind die Anzahl Module, aus denen sich Ihre individuelle Lösung zusammensetzt. Je nach Unternehmensgrösse und Bedürfnissen eignen sich folgende Module für Ihr Unternehmen:
Für ein Unternehmen zwischen 5 und 20 Mitarbeitenden ohne laufende Rekrutierungsprozesse
Orientieren Sie sich an Lösungen, die für kleine Unternehmen geeignet sind, wenn Sie Ihre Personalprozesse nicht mehr manuell verwalten möchten. Sobald Ihr KMU wächst und auf eine andere Software umsteigen will, können Sie auf bereits strukturierte Prozesse zurückgreifen.
Für ein KMU mit 30 bis 80 Mitarbeitenden mit geringer Fluktuation
Automatisieren Sie zuerst einfache Prozesse wie die Verwaltung von Personalakten oder die Verwaltung von Ferien und anderen Abwesenheiten. Danach können Sie Ihr HRIS schrittweise erweitern.
Für ein Unternehmen ab 80 Mitarbeitenden mit starkem Wachstum oder hoher Fluktuation
Ergänzen Sie Ihr HRIS um Module für Onboarding und Zielmanagement (individuell und für Teams), um Themen wie Personalwachstum und Weiterentwicklung der Mitarbeitenden zu verwalten.
Für ein international tätiges Unternehmen
Ist Ihr HRIS vollständig aufgebaut, ist seine Fähigkeit, sich an die Verwaltungsvorschriften jedes Landes anzupassen – und damit seine funktionale Tiefe und seine Flexibilität bei der Konfiguration –, von grosser Bedeutung. Prüfen Sie, ob Ihr HRIS in mehreren Sprachen verfügbar ist.
Die Einführung eines HRIS trägt zwar zur Verbesserung der Unternehmensleistung bei, steht aber nicht für sich allein. Die Software, ihre Anwendungsbereiche und die Prozesse Ihres KMU entwickeln sich laufend weiter.
Die funktionale Abdeckung bildet das Raster für das Projekt und die Benutzer:innenerfahrung sichert den Erfolg. Ein gut konzipiertes und intuitives HRIS prägt den Arbeitsalltag positiv. Deshalb lohnt es sich, für Ihr KMU die passende Software zu wählen.Plus votre entreprise se développe, plus le volume de tâches administratives augmente. Si vous voulez que vos équipes y consacrent le moins de temps possible et se concentrent davantage sur leurs missions principales, vous devez passer par l’automatisation de vos processus. À commencer par celui de vos ressources humaines via la mise en place d’un SIRH.
Si ces outils étaient auparavant coûteux et complexes à déployer pour des PME, l’avènement du modèle SaaS et l’augmentation du nombre d’éditeurs sur le marché a permis 2 choses : la baisse des prix et l’apparition de solutions « à la carte ». Voici en quoi cela consiste et comment ce type d’outils répond aux enjeux d’une PME.
Le concept de SIRH « à la carte »
Il existe deux grandes catégories de SIRH :
Le SIRH tout-intégré
Un SIRH intégré fonctionne comme un ERP. Une base de données unique (les fiches utilisateurs) alimente les différents modules nécessaires à la gestion des RH : dossier du personnel, temps et activités, formation, gestion des talents… L’un des inconvénients majeurs de cette approche est la nécessité de s’équiper de tous les modules en même temps, y compris ceux dont on a pas forcément besoin… Peu d’éditeurs proposent les modules à la carte et il est plus difficile de le faire communiquer avec une solution tierce.Le SIRH composite
Aussi appelé Best of Breed, le SIRH composite est constitué d’un panel d’outils RH dédiés à la gestion de processus spécifiques (le suivi des temps d’un côté, la gestion du dossier RH de l’autre par exemple). Chaque outil se positionne comme le meilleur de sa catégorie.
L’avantage pour une PME est que chacun des logiciels utilisés possède une grande profondeur fonctionnelle. Ces outils proposent généralement des options d’interfaçage avec d’autres systèmes (paie, formation…), permettant ainsi de construire un SIRH “à la carte” et d’automatiser ses processus de manière progressive.
Une meilleure maîtrise de sa transformation numérique et de son budget
Même s’il est conseillé d’investir dans un SIRH, cela reste un projet qui mobilise du temps et de l’argent. Deux ressources bien souvent restreintes dans les PME. Le SIRH « à la carte » lève ces deux contraintes. Le fait d’automatiser ses processus chantier après chantier limite le temps à y consacrer et permet d’utiliser uniquement ce dont on a besoin à un instant donné.
Le mieux étant l’ennemi du bien, il est préférable se concentrer sur les besoins les plus pressants (les tâches à l’origine du plus d’erreurs ou source de perte de temps) plutôt que d’anticiper trop vite d’hypothétiques évolutions. La plupart des PME commencent par exemple par la digitalisation de leur gestion des congés et des absences. Ce processus, relativement simple à automatiser, offre un rapport investissement / bénéfices élevé et l’outil se déploie en quelques semaines.
Un outil qui évolue en fonction du stade de développement de l’entreprise
Un SIRH « à la carte » répond aussi bien aux enjeux d’une PME qu’à ceux d’un grand groupe ou d’une multinationale. La seule différence est le nombre de modules qui composent votre solution. Voici ceux que nous vous recommandons d’adopter selon vos besoins actuels.
Pour une entreprise entre 5 et 20 salariés sans projet de recrutement
Si vous ne souhaitez plus gérer vos processus RH manuellement, vous pouvez vous orienter vers des solutions adaptées à des petites entreprises. Lorsque vous grandirez, vous devrez probablement changer de logiciel mais l’avantage est que vous aurez déjà structuré vos processus.
Pour une PME de 30 à 80 salariés aux effectifs stables
Commencez par automatiser les processus administratifs simples comme la gestion des congés et absences ou des dossiers RH. Vous pourrez ensuite compléter progressivement votre SIRH.
Pour une entreprise en hypercroissance ou avec turn over important et à partir de 80 salariés
Ajoutez à la formule précédente des modules d’onboarding et de gestion des objectifs (individuels et d’équipe) pour anticiper et absorber la croissance des effectifs mais aussi accompagner le développement des compétences.
Pour une entreprise internationale
Une fois votre SIRH intégralement constitué, sa capacité à s’adapter aux règles de gestion de chaque pays et donc sa profondeur fonctionnelle et sa flexibilité de paramétrage (pour prendre en compte les différences d’une entité à l’autre), est primordiale. Vous devez également vérifier que le SIRH est disponible en plusieurs langues.
Ne perdez pas de vue que mettre en place un SIRH contribue à améliorer la performance de l’entreprise mais ne se suffit pas à lui-même. L’outil est un moyen, non une fin. Vos usages doivent donc aussi évoluer.
Enfin, si la couverture fonctionnelle reste évidemment la grille de lecture du projet, c’est l’expérience utilisateur qui en assure le succès. Un SIRH bien conçu et intuitif limite les résistances au changement, d’où l’importance d’en faire un critère de choix pour sa PME.
Un projet d’intégration de SIRH prend du temps, mais il sera votre meilleur investissement de l’année :
