Wie lassen sich die Kompetenzen von Mitarbeitenden identifizieren?

Die Kompetenzen von Mitarbeitenden zu identifizieren, ist für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, zentral. Dieser Ansatz hilft dabei, Talente gezielt zu entwickeln und Weiterbildungspläne wirksam zu gestalten. Erfahren Sie, warum diese Praxis unverzichtbar ist, welche Kompetenzen analysiert werden sollten und mit welchen Methoden und Tools sich Kompetenzen systematisch erfassen lassen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Kompetenzen zu identifizieren ist entscheidend, um die berufliche Entwicklung von Mitarbeitenden zu begleiten, das Talentmanagement zu optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.

• Man unterscheidet verschiedene Kompetenzarten: Hard Skills (fachlich-technisch), Soft Skills (verhaltensbezogen), Fachwissen (theoretische Kenntnisse) und Sprachkompetenzen.

• Eine Kompetenzmatrix macht Stärken und Lücken sichtbar und erleichtert die Planung von Weiterbildungen und internen Mobilitäten.

• Ein Kompetenzmodell beschreibt die erwarteten Kompetenzen pro Funktion und dient als Grundlage für Beurteilung und Entwicklung.

• Zu den wichtigsten Instrumenten zählen Mitarbeitergespräche sowie praktische oder theoretische Kompetenztests.

• HR-Software unterstützt dabei, Kompetenzdaten zu bündeln, auszuwerten und Weiterbildungsbedarfe systematisch zu verfolgen.

Warum ist es wichtig, die Kompetenzen von Mitarbeitenden zu identifizieren?

Die systematische Erfassung von Kompetenzen trägt sowohl zur individuellen Leistungsfähigkeit als auch zum kollektiven Unternehmenserfolg bei.

Die berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden fördern

Kompetenzen zu identifizieren hilft dabei, Mitarbeitende gezielt in ihrer beruflichen Entwicklung zu begleiten. Unternehmen können so:

• Weiterbildungen planen, um Kompetenzlücken zu schliessen und Mitarbeitende gezielt auf neue Aufgaben vorzubereiten

• interne Mobilität fördern und Laufbahnen stimmig weiterentwickeln

• Talente mit Potenzial erkennen und gezielt in Entwicklungsprogramme aufnehmen

Beispielsweise ermöglichte die Kompetenzanalyse in einem Beratungsunternehmen:

• eine Projektmanagement-Schulung für Berufseinsteiger:innen zu organisieren

• eine Analystin in eine Projektleitungsfunktion zu überführen

• einen Mitarbeitenden in ein spezifisches Entwicklungsprogramm zu integrieren

Das Talentmanagement optimieren

Wer die Stärken und Entwicklungsfelder von Mitarbeitenden kennt, kann Ressourcen gezielter einsetzen und:

• die Personalressourcen gezielter steuern

• Überlastungen durch Kompetenzlücken oder Fehlzuordnungen vermeiden

• Rekrutierungskosten senken, indem interne Mobilität frühzeitig geplant wird

Beispiel: In einer Marketingagentur zeigte die Analyse, dass ein Designer zusätzlich über redaktionelle Kompetenzen verfügte. Das Team verteilte Aufgaben neu, reduzierte Spitzenbelastungen und plante mittelfristig und ohne externe Rekrutierung eine interne Weiterentwicklung in eine hybride Rolle.

Die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichern

Die Identifikation von Kompetenzen stellt sicher, dass Mitarbeitende über die Fähigkeiten verfügen, die für eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit notwendig sind. Unternehmen können dadurch:

• Veränderungen von Rollen und Anforderungen frühzeitig antizipieren

• strategische Kompetenzen gezielt aufbauen, etwa über kontinuierliche Weiterbildung

• vorhandene Kompetenzen mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen 

In der Schweiz gewinnt dieser Ansatz an Bedeutung: Unternehmen investieren verstärkt in die Entwicklung ihrer Mitarbeitenden und achten darauf, Kompetenzen und Unternehmensbedürfnisse besser aufeinander abzustimmen.

Welche Arten von Kompetenzen gibt es?

Berufliche Kompetenzen lassen sich in mehrere, sich ergänzende Kategorien einteilen:

• Hard Skills

• Soft Skills 

• Fachwissen 

• Sprachkompetenzen

Hard Skills

Hard Skills umfassen die fachlich-technischen Kompetenzen, die für eine Funktion oder Branche erforderlich sind. Sie sind messbar und oft durch Abschlüsse oder Zertifikate belegt.

Dazu zählen beispielsweise:

• der Umgang mit spezifischer Software wie Excel

• technisches Know-how, etwa in Mechanik oder Projektmanagement

• Programmierkenntnisse (z. B. Python, Java)

• Verkaufs- oder Verhandlungstechniken

Hard Skills sind Voraussetzung für die Ausübung einer Funktion in einem Unternehmen. Ihr volles Potenzial entfalten sie in Kombination mit Soft Skills.

Soft Skills

Soft Skills bezeichnen soziale, kommunikative und persönliche Kompetenzen, die den Umgang mit unterschiedlichen beruflichen Situationen prägen.

Besonders gefragt sind:

• Zeitmanagement

• Empathie und Kommunikationsfähigkeit

• Stressbewältigung

• Kreativität bei komplexen Problemstellungen

• Führungsfähigkeiten im Teamkontext

Diese Kompetenzen gewinnen an Bedeutung, weil sie massgeblich zum Erfolg gemeinsamer Projekte beitragen. 

Gut zu wissen: Soft Skills machen oft den Unterschied zwischen guten und sehr guten Mitarbeitenden.

Fachwissen

Fachwissen umfasst theoretische Kenntnisse, die durch Ausbildung oder Berufserfahrung erworben wurden und die praktische Arbeit unterstützen. 

Dazu gehören zum Beispiel:

• Grundlagen in Wirtschaft oder Recht

• Kenntnisse in Unternehmensführung

• Wissen über Normen und Standards wie ISO

Dieses Wissen ist häufig Voraussetzung für Funktionen mit erhöhter Verantwortung.

Sprachkompetenzen

Sprachkenntnisse sind in vielen Branchen ein klarer Wettbewerbsvorteil. Sie erleichtern:

• die Zusammenarbeit mit internationalen Partner:innen

• den Zugang zu neuen Märkten

• die Integration in multikulturelle Teams

Englisch gilt heute oft als Grundvoraussetzung. Weitere Sprachen wie Chinesisch oder Arabisch können je nach Branche zusätzliche Vorteile bringen.

Welche Methoden eignen sich, um Kompetenzen von Mitarbeitenden zu identifizieren?

Für die Identifikation von Kompetenzen stehen verschiedene bewährte Methoden zur Verfügung.

Die Kompetenzmatrix

Eine Kompetenzmatrix ist ein visuelles Instrument, um:

• vorhandene Kompetenzen pro Mitarbeitende zu erfassen

• Abweichungen zwischen Ist-Kompetenzen und Rollenanforderungen sichtbar zu machen

• Weiterbildungs- und Entwicklungsbedarfe zu planen

Sie unterstützt das Talentmanagement, indem sie Stärken und Entwicklungsfelder im Unternehmen auf einen Blick zeigt.

Das Kompetenzmodell

Ein Kompetenzmodell beschreibt detailliert, welche Kompetenzen für eine Funktion erwartet werden. Es enthält:

• unverzichtbare Kompetenzen

• ergänzende oder wünschenswerte Kompetenzen

• klare Bewertungskriterien je Kompetenzstufe

Gut zu wissen: Ein sauber aufgebautes Kompetenzmodell erleichtert strukturierte Mitarbeitendengespräche und schafft Transparenz über Entwicklungsziele.

Mit welchen Tools lassen sich Kompetenzen erfassen?

Zur Identifikation von Kompetenzen kommen insbesondere folgende Instrumente zum Einsatz:

• Mitarbeitendengespräche

• Kompetenztests

Mitarbeitendengespräche

Jahres- oder Entwicklungsgespräche sind zentrale Möglichkeiten, um über die Kompetenzen von Mitarbeitenden zu sprechen. Diese Gespräche ermöglichen es:

·        bisherige Leistungen zu reflektieren

• Weiterbildungsbedarfe zu identifizieren

• berufliche Ziele und Wünsche zu besprechen

Kompetenztests können diese Gespräche sinnvoll ergänzen.

Kompetenztests

Kompetenztests bewerten fachliche oder verhaltensbezogene Fähigkeiten von Mitarbeitenden praxisnah oder theoretisch, zum Beispiel durch:

• Softwaretests (zum Beispiel Excel oder Photoshop)

• simulierte Situationen zur Beurteilung von Problemlösungsfähigkeiten

Gut zu wissen: Gerade in technischen oder handwerklichen Berufen liefert die Beobachtung von Mitarbeitenden im Arbeitsalltag oft besonders aussagekräftige Ergebnisse.

Fazit

Zusätzlich kann eine Software für das Kompetenzmanagement eingesetzt werden, um Kompetenzen von Mitarbeitenden zentral zu erfassen, auszuwerten und Weiterbildungsbedarfe systematisch zu verfolgen. So lassen sich Entwicklungswege strukturieren und HR-Prozesse effizient unterstützen.