«Muss ich jedes Jahr ein Mitarbeitendengespräch führen? Welche Themen gehören auf den Tisch? Und wie lässt sich der Austausch strukturieren, damit er nicht zur reinen Pflichtübung wird?» Für HR-Verantwortliche und Führungskräfte in der Schweiz wirft das Mitarbeitendengespräch oft mehr Fragen auf, als es Antworten liefert. Der Artikel verbindet rechtliche Einordnung mit praxisnahen Tipps und zeigt, wie digitale HR-Tools dabei unterstützen, Mitarbeitendengespräche sinnvoll, strukturiert und gut vorbereitet zu führen.
Das Wichtigste auf einen Blick
In der Schweiz ist das Mitarbeitendengespräch nicht gesetzlich vorgeschrieben, bleibt aber ein wertvolles HR-Tool, um Dialog und Engagement der Mitarbeitenden zu stärken.
Damit es Wirkung entfaltet, braucht es eine klare Struktur, die Ergebnisse, Kompetenzen, Wohlbefinden und Entwicklungsperspektiven gleichermassen berücksichtigt.
Die Haltung der Führungskraft ist entscheidend: Offenheit, aktives Zuhören und gemeinsame Gestaltung bilden die Basis für einen gelungenen Austausch.
Eine HR-Software hilft, Mitarbeitendengespräche strukturiert zu organisieren, nachzuverfolgen und die gewonnenen Informationen gezielt zu nutzen.
Was ist ein Mitarbeitendengespräch?
Auch als Jahres- oder Beurteilungsgespräch bezeichnet, ist das Mitarbeitendengespräch ein Termin zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden, bei dem das vergangene Jahr gemeinsam reflektiert wird. Konkret geht es darum, Ergebnisse und Leistungen einzuordnen, Ziele für die kommende Periode festzulegen und über die berufliche Entwicklung zu sprechen.
In der Praxis kann dieser Austausch in unterschiedlichen Rhythmen stattfinden: jährlich, halbjährlich oder auch quartalsweise.
Ziele des Mitarbeitendengesprächs
Das Mitarbeitendengespräch verfolgt mehrere Ziele, sowohl für Mitarbeitende als auch für Führungskräfte und das HR:
Rückblick auf das vergangene Jahr: umgesetzte Aufgaben, erzielte Ergebnisse und aufgetretene Herausforderungen
Bewertung der Kompetenzen: fachliche, soziale und persönliche Fähigkeiten sowie Entwicklungsfelder
Festlegung von Zielen für die kommende Periode, abgestimmt auf die Unternehmensstrategie
Erfassung der Erwartungen der Mitarbeitenden in Bezug auf Entwicklung, Weiterbildung und Arbeitsbedingungen
Stärkung der Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden durch einen Raum für Austausch und Anerkennung
Richtig geführt, ist das Mitarbeitendengespräch weit mehr als ein reiner Bewertungsmoment. Es wird zum Engagement-Hebel, zu einem Führungsinstrument und zu einem zentralen Baustein der HR-Strategie.
Rechtlicher Rahmen und Pflichten rund um das Mitarbeitendengespräch in der Schweiz
Keine allgemeine gesetzliche Pflicht
In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Vorgabe, die Unternehmen zur Durchführung von Mitarbeitendengesprächen verpflichtet. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie überflüssig sind.
Gemäss Obligationenrecht unterliegen Arbeitgebende einer Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitenden. Dazu zählen der Schutz von Gesundheit und Sicherheit ebenso wie die Förderung der beruflichen Entwicklung. Genau hier setzt das Mitarbeitendengespräch an, im Rahmen dessen Themen wie Arbeitsbelastung, Wohlbefinden, Weiterbildungsbedarf oder Entwicklungsperspektiven besprochen werden können.
Aus diesem Grund haben viele Schweizer Unternehmen trotz fehlender gesetzlicher Pflicht jährliche Mitarbeitendengespräche etabliert.
Gesamtarbeitsverträge (GAV)
Auch wenn keine generelle gesetzliche Pflicht besteht, können einzelne Gesamtarbeitsverträge das jährliche Beurteilungsgespräch regeln. Sie enthalten teils konkrete Vorgaben zu Form, Inhalt oder Häufigkeit.
So sieht etwa der GAV der Schweizerischen Radio- und Fernsehgesellschaft mindestens ein jährliches Gespräch mit der direkten Führungskraft vor. Andere Gesamtarbeitsverträge beschränken sich auf Empfehlungen für regelmässige Gespräche. Einige Vereinbarungen gehen weiter und definieren die zu behandelnden Themen, die formalen Modalitäten wie Protokolle oder Unterschriften sowie mögliche Folgemassnahmen.
Bevor Sie eine Gesprächskampagne starten oder bestehende Prozesse anpassen, lohnt sich daher ein Blick in den jeweiligen Branchen- oder Unternehmens-GAV.
Best Practices für ein wirksames Mitarbeitendengespräch
Das Gespräch entlang klarer Themen strukturieren
Um das vergangene Jahr objektiv zu analysieren, empfiehlt sich eine Gliederung in klare Themenbereiche wie Zielerreichung, Leistung, eingesetzte Kompetenzen oder Wohlbefinden am Arbeitsplatz. Der Grund dafür ist einfach: Unser Gedächtnis gewichtet aktuelle Ereignisse stärker als frühere. Wird ein Ziel im letzten Quartal verfehlt, kann dies unbewusst das Gesamtbild verzerren. Dieses Phänomen wird als Verfügbarkeitsbias bezeichnet.
Ein strukturierter Gesprächsleitfaden sorgt für eine sachliche Bewertung im Kontext der vereinbarten Ziele und berücksichtigt zugleich die Rahmenbedingungen, unter denen die Ergebnisse entstanden sind.
Die passende Führungshaltung einnehmen
Damit sich Mitarbeitende wohl, gehört und einbezogen fühlen, sollte die Führungskraft eine offene Haltung einnehmen. Dazu zählen das Stellen offener und geschlossener Fragen, aktives Zuhören, das Aufgreifen von Aussagen sowie das bewusste Zurücknehmen der eigenen Redezeit. Indem Mitarbeitenden Raum gegeben wird, entsteht ein ehrlicherer Dialog. Das stärkt die Vertrauensbasis und fördert den Austausch über Entwicklungsideen, Weiterbildungswünsche oder notwendige Anpassungen in der Arbeitsorganisation.
Selbstreflexion fördern
Wird den Mitarbeitenden im Vorfeld ein Selbstbeurteilungsbogen zur Verfügung gestellt, können sie ihr Jahr bewusst reflektieren. Sie setzen sich mit ihren Erfolgen, ihren Schwierigkeiten und ihren Bedürfnissen auseinander. So gehen sie mit einer aktiven und engagierten Haltung ins Gespräch. Das bereichert den Austausch und unterstreicht den Nutzen des Mitarbeitendengesprächs.
Feedback von Kolleg:innen einbeziehen
Durch die Einbindung von Rückmeldungen von Kolleg:innen sowie internen oder externen Anspruchsgruppen wird die Sicht auf die Leistung erweitert. Die Einschätzung basiert nicht mehr ausschliesslich auf der Perspektive der Führungskraft. Für Mitarbeitende ist dieser Ansatz konstruktiv, da er Stärken sichtbar macht und Entwicklungsfelder aufzeigt. Gleichzeitig erhöht er die Objektivität der Beurteilung.
Eine HR-Software einsetzen
Ein geeignetes HR-Tool erleichtert die Organisation von Mitarbeitendengesprächen für alle Beteiligten. Automatische Einladungen, anpassbare Gesprächsvorlagen, eine Übersicht über vergangene Gespräche sowie die Nachverfolgung von Zielen strukturieren den Prozess. Gleichzeitig unterstützt eine HR-Software die HR-Arbeit, indem sie relevante Informationen bündelt und eine Grundlage für fundierte Entscheidungen sowie die Weiterentwicklung der HR-Strategie schafft.
Beispiele für einen Gesprächsleitfaden zum Mitarbeitendengespräch
Die folgenden Rubriken lassen sich je nach Unternehmenskultur, Funktion und Zielsetzung anpassen:
1. Rückblick auf das vergangene Jahr
Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Wenn nicht, weshalb?
Zentrale Erfolge, Projekte und Aufgaben
Aufgetretene Schwierigkeiten und Herausforderungen
2. Kompetenzbeurteilung
Fachliche Kompetenzen: Anwendung, Entwicklung, Praxisbezug
Soziale Kompetenzen: Kommunikation, Zeitmanagement, Teamarbeit
Stärken und Entwicklungsfelder
3. Wahrnehmung und Wohlbefinden
Motivation und Engagement
Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
Zusammenarbeit im Team und mit der Führungskraft
4. Weiterbildungs- und Unterstützungsbedarf
Gewünschte Kompetenzentwicklung
Bevorzugte Lernformate wie interne oder externe Weiterbildungen oder Mentoring
Bezug zur aktuellen Rolle oder zu zukünftigen Perspektiven
5. Ziele und Perspektiven
Kurz- und mittelfristige Ziele mit klaren Erfolgskriterien
Neue Projekte oder Aufgaben
Erwartungen an Führungskraft und Unternehmen
6. Freier Austausch
Verbesserungsvorschläge zu Prozessen und Organisation
Wünsche in Bezug auf Entwicklung, Mobilität oder Arbeitsgestaltung
Feedback zur Unternehmenskultur und Strategie
