Was ist ein Onboarding-Prozess?

Onboarding, auch Integrationsprozess genannt, ist ein zentraler Hebel im Talentmanagement von Unternehmen. Oft wird es vernachlässigt oder auf eine rein administrative Begrüssung reduziert. Dabei kann ein professionell gestaltetes Onboarding die Performance, die Mitarbeitendenbindung und das Engagement deutlich steigern. Lucca zeigt Ihnen, was Onboarding konkret bedeutet und welche Best Practices Sie anwenden können, um neue Mitarbeitende erfolgreich in Ihr Unternehmen zu integrieren.

Was ist Onboarding?

Onboarding: Definition und Nutzen

Onboarding ist ein strategischer Prozess, mit dem ein Unternehmen neue Mitarbeitende willkommen heisst und sie beim Einstieg in ihre Rolle begleitet. Es geht weit über eine formale Begrüssung hinaus. Der Prozess umfasst alle Schritte von der Vertragsunterzeichnung bis zur vollständigen Selbstständigkeit von neuen Mitarbeitenden.

Der Onboarding-Prozess:

• erleichtert die Anpassung von Mitarbeitenden an das neue Arbeitsumfeld.

• unterstützt dabei, Werte und Mission des Unternehmens zu verinnerlichen.

• verhindert vorzeitige Austritte, die häufig auf eine mangelhafte Integration zurückzuführen sind.

Ein gelungenes Onboarding sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeitende willkommen und wertgeschätzt fühlen und sich rasch in ihre Aufgaben einfinden.

Ziele des Onboardings

Ein effektives Onboarding-Programm verfolgt mehrere HR- und Führungsziele:

• Stress beim Stellenantritt reduzieren

• Steigerung der Produktivität bereits in den ersten Wochen

• Verkürzung der Einarbeitungszeit und Beschleunigung des Kompetenzaufbaus

• Stärkung des Teamzusammenhalts

• langfristige Bindung von Talenten

• Verbesserung der Arbeitgebermarke und der Employee Experience

Warum ist Onboarding für Schweizer Unternehmen wichtig?

Onboarding ist mehr als ein formaler HR-Prozess. Es ist ein wirkungsvoller Hebel für Performance, Mitarbeitendenbindung und Teamkohäsion.

Einfluss des Onboardings auf die Mitarbeitendenbindung

Die ersten Wochen sind entscheidend. Viele Mitarbeitende wissen bereits in der ersten Woche, ob sie langfristig im Unternehmen bleiben möchten.

Ein strukturiertes Onboarding kann diese sensible Phase in eine positive Erfahrung verwandeln. Ein gut umgesetztes Onboarding kann die Mitarbeitendenbindung um bis zu 82 Prozent steigern.

In der Schweiz können die Kosten einer Fehlrekrutierung laut dem National Business Research Institute (NBRI) bis zum Fünffachen des Jahreslohns betragen. Onboarding gezielt zu optimieren ist daher ein wirkungsvoller Weg, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Folgen eines vernachlässigten Onboardings

Ein unzureichend vorbereitetes Onboarding kann unter anderem folgende Auswirkungen haben:

• rascher Rückzug neuer Mitarbeitender

• erschwerte Integration ins Team

• vorzeitiger Austritt, teilweise bereits während der Probezeit

• kollektive Demotivation im Team, das die Lücke auffangen muss

Gut zu wissen: Ein misslungenes Onboarding wirkt sich nicht nur negativ auf Mitarbeitende und Teams aus, sondern verursacht auch erhebliche vermeidbare Kosten.

Die zentralen Schritte eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses

Ein wirksames Onboarding beschränkt sich nicht auf eine administrative Checkliste. Es ist ein schrittweiser Integrationsprozess, der bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnt und über die ersten Arbeitswochen hinausreicht.

Preboarding strukturieren

Onboarding beginnt bereits mit der Vertragsunterzeichnung. In der Preboarding-Phase geht es darum, den Kontakt zu zukünftigen Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten, Sicherheit zu geben und erste Informationen zu vermitteln.

Ein gelungenes Preboarding umfasst:

• eine personalisierte Willkommensmail zur Erhebung administrativer Angaben

• die logistische Vorbereitung, etwa die Bestellung von Arbeitsmitteln und das Einrichten von IT-Zugängen

• das Bereitstellen nützlicher oder inspirierender Impulse, beispielsweise ein Video zur Unternehmenskultur oder ein persönliches Willkommenspaket

Gut zu wissen: Diese Phase ist entscheidend, um die Motivation und Vorfreude aus dem Rekrutierungsprozess lebendig zu halten.

Den ersten Arbeitstag vorbereiten

Neue Mitarbeitende bilden sich bereits am ersten Tag eine Meinung über ihr neues Arbeitsumfeld. Der Empfang sollte daher herzlich und engagiert gestaltet sein.

Mögliche Elemente für einen gelungenen ersten Arbeitstag:

• ein vollständig eingerichteter Arbeitsplatz

• ein Willkommenspaket im Corporate Design

• eine Führung durch die Räumlichkeiten

• ein gemeinsames Mittagessen mit dem Team

• ein Gespräch mit der Führungskraft zur Klärung von Aufgaben und nächsten Schritten.

Die ersten Wochen begleiten

Nach den ersten Eindrücken müssen die folgenden Wochen Schulung, Begleitung und soziale Integration verbinden.

Folgende Massnahmen sind empfehlenswert, um die Grundlagen für ein kohärentes Kompetenzmanagement zu legen:

• ein stufenweises Schulungsprogramm zu Tools, Prozessen und Unternehmenskultur

• eine strukturierte Vorstellung der Abteilungen, um bereichsübergreifende Zusammenhänge zu verstehen

• die Ernennung einer Ansprechperson, einer Patin oder eines Paten zur Unterstützung im Alltag

• regelmässige Austauschtermine mit der Führungskraft zur Standortbestimmung und Zielanpassung

• ein gemeinsamer Teamevent zur Förderung der Integration

Gut zu wissen: Onboarding betrifft nicht nur neue Mitarbeitende. Auch bei interner Mobilität sollte der Prozess erneut aktiviert werden, um den Einstieg in neue Aufgaben zu erleichtern. Das bezeichnet man als Crossboarding.

Wie lässt sich das Onboarding von Mitarbeitenden in der Schweiz optimieren?

Vorbereiten, ohne zu überfordern

Ein gutes Onboarding ist sorgfältig vorbereitet, aber nicht überladen. Neue Mitarbeitende sollten nicht mit zu vielen Informationen auf einmal überhäuft werden. Sinnvoller ist es, Inhalte über mehrere Wochen zu verteilen und Raum für individuelle Anpassung zu lassen.

Klare kurzfristige Ziele definieren

Neue Mitarbeitende brauchen Orientierung, um zu verstehen, was von ihnen erwartet wird. 

Klar definierte und erreichbare Ziele für die ersten Wochen:

• fördern die Motivation

• erleichtern neuen Mitarbeitenden die Planung

• schaffen einen klaren Rahmen für Fortschritte

Den Integrationsprozess individualisieren

Onboarding sollte die Unternehmenskultur und Unternehmenswerte widerspiegeln. Personalisierte Willkommenspakete, spielerische Elemente oder Einblicke in interne Rituale können den Prozess einzigartig machen und die Arbeitgebermarke stärken.

Austausch ermöglichen

Ein erfolgreiches Onboarding umfasst auch soziale Integrationsmomente, wie gemeinsame Frühstücke, Team-Mittagessen oder Afterwork-Treffen. Informelle One-to-one-Gespräche ermöglichen es neuen Mitarbeitenden zudem, ihr Team besser kennenzulernen. 

Solche Formate helfen dabei, mit neuen Kolleginnen und Kollegen das Eis zu brechen und ein Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen zu entwickeln.

Einen schrittweisen Schulungsplan etablieren

Weiterbildung ist wichtig, sie sollte jedoch schrittweise, motivierend und passend gestaltet sein:

• keine rein theoretischen Inhalte

• Einsatz von E-Learning, Gamification oder interaktiven Formaten

• langfristige Planung mit ergänzenden Modulen nach drei oder sechs Monaten

Regelmässiges Follow-up sicherstellen

Neue Mitarbeitende sollten nach der ersten Integrationsphase nicht sich selbst überlassen werden. Regelmässige One-to-one-Gespräche mit der Führungskraft helfen dabei:

• Wohlbefinden und Fortschritt zu erfassen

• Hindernisse frühzeitig zu erkennen

• das Engagement langfristig zu sichern

Gut zu wissen: Der Integrationsprozess lässt sich mit einem digitalen Onboarding gezielt optimieren. So können Informationen zentral verwaltet und neuen Mitarbeitenden auch im Remote-Setting eine konsistente und reibungslose Erfahrung geboten werden.

Fazit

Onboarding ist ein zentraler Treiber für Engagement in Schweizer Unternehmen. In einem Umfeld, in dem die Bindung von Talenten zunehmend an strategischer Bedeutung gewinnt, ist ein strukturiertes Onboarding keine Option, sondern eine Investition in das eigene Humankapital.