Retentionsprämie: Definition, rechtlicher Rahmen und HR-Tipps in der Schweiz

Befürchten Sie, dass eine Schlüsselmitarbeiterin oder ein Schlüsselmitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen könnte? Würde ihr oder sein Weggang ein Projekt, ein Team oder eine wichtige Dynamik gefährden? In diesem Fall kann eine Retentionsprämie ein gezieltes Instrument zur Mitarbeitendenbindung sein. Wir erklären, wie sie funktioniert.

Was ist eine Retentionsprämie?

Eine Retentionsprämie, auch Retentionsbonus genannt, ist eine finanzielle Vergütung, die Arbeitgeber:innen freiwillig gewähren, um Mitarbeitende für einen bestimmten Zeitraum im Unternehmen zu halten. Sie wird meist in Übergangsphasen oder bei organisatorischen Veränderungen eingesetzt.

Im Unterschied zu klassischen Prämien oder Boni, die vergangene Leistungen honorieren, ist die Retentionsprämie an eine zukünftige Verpflichtung gebunden. Die Auszahlung erfolgt nur, wenn die betreffende Person bis zu einem festgelegten Zeitpunkt im Unternehmen bleibt. Wird das Arbeitsverhältnis vor diesem Datum beendet, entfällt der Anspruch auf die Prämie in der Regel automatisch

Welche Ziele verfolgt eine Retentionsprämie?

Eine Retentionsprämie verfolgt aus Sicht der Arbeitgebenden mehrere Ziele:

• kritische Abgänge bei wichtigen Veränderungen vermeiden, etwa bei Fusionen, Übernahmen oder Restrukturierungen

• die Fluktuation reduzieren

• Know-how sichern und die Kontinuität der Geschäftstätigkeit gewährleisten

• besonders leistungsstarke Mitarbeitende davon abhalten, zu einem Konkurrenzunternehmen zu wechseln oder frühzeitig in Pension zu gehen

Rechtlicher Rahmen der Retentionsprämie in der Schweiz

Im Schweizer Recht gibt es im Obligationenrecht oder in anderen gesetzlichen Bestimmungen keine spezifische Regelung zur Retentionsprämie. Grundsätzlich liegt ihre Gewährung im Ermessen der Arbeitgebenden.

Wird eine Retentionsprämie jedoch regelmässig ausbezahlt oder ausdrücklich im Arbeitsvertrag festgehalten, kann sie verbindlich werden. In diesem Fall kann sie als Lohnbestandteil oder als erworbener Anspruch gelten und gegenüber dem Unternehmen geltend gemacht werden. Kommt es zu Streitigkeiten über die rechtliche Einordnung oder die Auszahlung einer Retentionsprämie, entscheiden die Gerichte jeweils im Einzelfall. Massgebend sind dabei die konkreten Umstände, die getroffenen Vereinbarungen sowie die Praxis der Arbeitgebenden.

Wie lässt sich eine Retentionsprämie für Mitarbeitende einführen?

Schritt 1: Rahmen festlegen und Ziele definieren

Klären Sie zunächst den Kontext: Warum soll eine Retentionsprämie eingeführt werden? Droht der Abgang einer Schlüsselperson, gibt es eine erhöhte Fluktuation im Management, muss ein kritisches Projekt abgesichert werden oder steht eine Fusion bevor? Definieren Sie ausserdem klare Ziele: Welche Mitarbeitenden sollen angesprochen werden, für welchen Zeitraum und zu welchem Zweck? Wichtig ist, dass die Prämie auf eine konkrete betriebliche oder HR-relevante Situation abgestimmt ist. 

Schritt 2: Mitarbeitende identifizieren, die gehalten werden sollen

Die Retentionsprämie sollte Mitarbeitenden gewährt werden, deren Weggang erhebliche Auswirkungen hätte. Berücksichtigen Sie insbesondere:

• seltene oder kritische Kompetenzen, etwa technisches Fachwissen, die Beherrschung eines Tools oder Prozesses oder strategisch wichtiges Wissen

• Rollen, die am Arbeitsmarkt schwer zu besetzen sind oder eine lange Einarbeitungszeit erfordern

• Mitarbeitende, die eine wichtige Rolle für die Unternehmenskultur, Innovation oder Führung spielen

Diese Auswahl kann sich auf Gespräche mit Führungskräften, eine Talent Review oder den Austausch mit dem HR stützen. So lassen sich operative Einschätzungen und strategische Überlegungen zusammenbringen.

Schritt 3: Modalitäten der Prämie festlegen

Sobald die relevanten Profile identifiziert sind, geht es um die konkrete Ausgestaltung der Retentionsprämie. Legen Sie zunächst die Höhe der Prämie fest, die häufig zwischen 10 % und 30 % des Jahreslohns liegt. Bestimmen Sie zudem die Zahlungsmodalitäten, etwa eine einmalige Auszahlung oder mehrere Tranchen. Ebenso wichtig ist die Dauer der Bindungsfrist, die in der Praxis meist zwischen 12 und 24 Monaten liegt.

Tipp: Bleiben Sie realistisch und achten Sie darauf, dass die Prämie zur bestehenden Vergütungspolitik Ihres Unternehmens passt.

Schritt 4: Vereinbarung schriftlich festhalten

Damit die Vereinbarung klar und rechtlich abgesichert ist, sollte sie in einem verständlich formulierten und rechtlich gültigen Dokument schriftlich festgehalten werden. Die Vereinbarung sollte insbesondere folgende Punkte enthalten:

• die Höhe der Prämie und die Zahlungsmodalitäten

• die Anspruchsvoraussetzungen, insbesondere wie lange Mitarbeitende im Unternehmen bleiben müssen, um Anspruch auf die Prämie zu haben

• Situationen, in denen der Anspruch auf die Prämie entfällt, etwa bei einer Kündigung

• mögliche Zielvorgaben, wenn die Prämie an konkrete Ergebnisse gebunden ist (zum Beispiel Abschluss eines Projekts oder Aufrechterhaltung eines Leistungsniveaus) 

Schritt 5: Transparent kommunizieren und nachverfolgen

Stellen Sie die Retentionsprämie im Rahmen eines transparenten Einzelgesprächs vor. Bereiten Sie sich darauf vor, Fragen zu beantworten und bei Bedarf einzelne Punkte anzupassen. Achten Sie anschliessend darauf, dass die vereinbarte Bindungsfrist eingehalten wird – sowohl aus betrieblicher als auch aus steuerlicher Sicht.

Gut zu wissen: In der Schweiz wird eine Retentionsprämie in der Regel als Bestandteil des steuerpflichtigen Lohns betrachtet.

Tipp: Integrieren Sie das Monitoring in Ihre bestehenden HR-Tools, etwa in Performance-Software oder Talent-Dashboards, damit keine Informationen verloren gehen.

Weitere Möglichkeiten zur Bindung von Mitarbeitenden

Die Retentionsprämie ist nicht das einzige Mittel, um engagierte Mitarbeitende zu halten. Für eine nachhaltige Mitarbeitendenbindung lohnt es sich, zusätzlich auf weitere Massnahmen zu setzen:

• bieten Sie klare Entwicklungsperspektiven durch transparente Karrierewege und eine echte interne Mobilitätspolitik

• ermöglichen Sie Weiterbildungen, die gemeinsam mit Mitarbeitenden geplant werden und sowohl persönliche Ziele als auch Unternehmensziele unterstützen

• übertragen Sie bereichsübergreifende oder strategische Projekte an Mitarbeitende, denen Sie vertrauen – ein starkes Zeichen der Anerkennung

• passen Sie bestimmte Leistungen an die Dauer der Betriebszugehörigkeit an, etwa zusätzliche Ferientage, bevorzugten Zugang zu Weiterbildungen oder Treueprämien 

Zusammengefasst ist die Retentionsprämie ein wirksames Instrument, um Schlüsselmitarbeitende im Unternehmen zu halten. Damit sie ihre Wirkung entfaltet, sollte sie jedoch Teil einer umfassenderen Strategie zur Mitarbeitendenbindung sein, die auf Anerkennung und Entwicklung setzt.

Mitarbeitende mit den richtigen HR-Prozessen langfristig binden: Talente zu gewinnen und im Unternehmen zu halten gelingt nur, wenn HR-Prozesse klar strukturiert sind und Mitarbeitende im Alltag gut unterstützt werden.