Das Weiterbildungsmanagement verfolgt mehrere Ziele: Kompetenzen der Mitarbeitenden entwickeln, die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens an Veränderungen stärken, Motivation und Engagement fördern sowie gesetzliche Anforderungen im Bereich Weiterbildung erfüllen.
Setzen Sie auf einen einfachen Prozess, der die strategischen Ziele Ihres Unternehmens mit den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden verbindet. So lässt sich das Weiterbildungsmanagement effizient und nachhaltig gestalten.
Was beinhaltet das Weiterbildungsmanagement?
Weiterbildungsmanagement umfasst alle Aktivitäten, Prozesse und Strategien, mit denen Weiterbildungsmassnahmen für Mitarbeitende im Unternehmen geplant, organisiert, umgesetzt und evaluiert werden.
Es gliedert sich in mehrere Bereiche:
Didaktische Konzeption: Entwicklung von Weiterbildungsprogrammen, Gestaltung von Lernformaten, Erstellung von Lerninhalten
Organisation und Administration: Planung von Weiterbildungen, Auswahl externer Anbieter:innen, Organisation von Räumen und Infrastruktur, administrative Abwicklung
Analyse und Controlling: Erhebung des Weiterbildungsbedarfs, Nachverfolgung des Lernfortschritts, Evaluation der Wirksamkeit von Weiterbildungen
Gesetzliche Rahmenbedingungen zur Weiterbildung in der Schweiz
In der Schweiz bestehen für Unternehmen rechtliche Verpflichtungen rund um die Weiterbildung von Mitarbeitenden.
1. Anpassung an den Arbeitsplatz und den Arbeitsmarkt: Arbeitgebende sind verpflichtet, Mitarbeitende so zu qualifizieren, dass sie ihre Tätigkeit ausüben können und arbeitsmarktfähig bleiben, insbesondere im Hinblick auf technologische und organisatorische Entwicklungen in der Branche. Diese Pflicht ergibt sich aus dem arbeitsrechtlichen Fürsorgeprinzip.
Um die erforderlichen Weiterbildungen zu koordinieren, ist der Kompetenzentwicklungsplan ein zentrales und unverzichtbares Instrument.
2. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz: Arbeitgebende müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende angemessen zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz geschult werden. Dies betrifft alle Mitarbeitenden, unabhängig von Vertragsform oder Pensum, insbesondere bei Stellenwechseln, veränderten Aufgaben oder nach längeren Abwesenheiten.
Gut zu wissen: Pflichtschulungen gelten als Arbeitszeit und müssen während der Arbeitszeit stattfinden. Der Lohnanspruch bleibt bestehen.
3. Finanzierung der Weiterbildung: Unternehmen beteiligen sich an der Finanzierung der beruflichen Weiterbildung. In der Schweiz erfolgt dies je nach Branche und Kanton unterschiedlich, zum Beispiel über interne Budgets, Gesamtarbeitsverträge oder branchenspezifische Bildungsfonds.
4. Entwicklungsgespräche: Regelmässige Mitarbeitendengespräche sind ein zentrales Instrument, um Entwicklungsperspektiven und Weiterbildungsbedarfe zu besprechen. Sie bilden eine wichtige Grundlage für das Weiterbildungsmanagement und die individuelle Laufbahnentwicklung.
Weiterbildung als Hebel für Leistung und Engagement
Weiterbildung zur Bindung und Motivation von Mitarbeitenden
Berufliche Weiterbildung ist ein zentraler Hebel, um:
die Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeitenden zu stärken: Bestehende Kompetenzen zu aktualisieren oder neue Fähigkeiten aufzubauen, ist entscheidend, um sich im eigenen Aufgabenbereich weiterzuentwickeln und auf dem Arbeitsmarkt langfristig attraktiv zu bleiben.
Mitarbeitende zu motivieren und zu binden: Vom Unternehmen geförderte Weiterbildungen sind ein konkretes Zeichen für dessen Engagement in die berufliche Entwicklung und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Gleichzeitig drücken sie Anerkennung für die geleistete Arbeit und den Einsatz der Mitarbeitenden aus.
den Zusammenhalt zwischen Teams zu fördern: Gruppenschulungen, Workshops oder gemeinsame Lernformate stärken den Austausch und die Zusammenarbeit. Das Ergebnis sind Teams, die enger zusammenarbeiten, klarer kommunizieren und effizienter agieren.
interne Mobilität und berufliche Neuorientierungen zu unterstützen: Regelmässige Weiterbildungsangebote ermöglichen es Mitarbeitenden, sich innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln. Stellenwechsel oder sogar berufliche Neuorientierungen lassen sich im Rahmen eines gut strukturierten Crossboardings deutlich souveräner angehen.
Chancengleichheit im Arbeitsumfeld zu fördern: Mitarbeitende greifen auf einen gemeinsamen Weiterbildungskatalog zurück, den sie an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können und ebenso an jene ihres Teams, ihres Bereichs oder des Unternehmens. So ergänzt die Mitarbeitenden gezielt die Kompetenzen, die für die eigene berufliche Entwicklung relevant sind.
Weiterbildung als Faktor für Wettbewerbsfähigkeit
Die Weiterbildung der Mitarbeitenden ist ebenfalls entscheidend für den Fortbestand und den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens. Sie ermöglicht es:
sich an Marktveränderungen anzupassen und Trends zu antizipieren: Mitarbeitende, die in neuen Technologien sowie in branchenspezifischen Methoden geschult sind, reagieren schneller und flexibler auf Veränderungen. Das stärkt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
die Leistung des Unternehmens zu verbessern: Professionell gesteuerte Weiterbildung unterstützt Talente optimal und hilft ihnen, ihr Potenzial auszuschöpfen. Gut ausgebildete Teams arbeiten motivierter und produktiver.
die Arbeitgebermarke zu stärken: Investitionen in die berufliche Entwicklung machen das Unternehmen für bestehende Mitarbeitende wie für zukünftige Talente attraktiver. Mitarbeitender orientieren sich stärker langfristig.
Innovation zu fördern: Wer zum Lernen und zur Reflexion ermutigt wird, agiert agiler, teilt Wissen eher und probiert neue Arbeitsweisen aus.
Normen und Vorschriften einzuhalten: In regulierten Tätigkeitsbereichen ist kontinuierliche Weiterbildung entscheidend, um aktuelle Anforderungen zu erfüllen und Risiken wie Sanktionen oder operative Störungen zu reduzieren.
4 Tipps für ein erfolgreiches Weiterbildungsmanagement in Ihrem Unternehmen
Erstellen Sie einen Kompetenzentwicklungsplan
Ein Kompetenzentwicklungsplan umfasst alle Massnahmen, die für die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden relevant sind, unabhängig davon, ob sie vom Unternehmen oder von Mitarbeitenden selbst angestossen werden. Dazu gehören unter anderem:
obligatorische Weiterbildungen, wie gesetzlich verlangte Schulungen, sicherheitsrelevante Trainings oder branchenspezifische Zertifizierungen.
freiwillige Weiterbildungen, etwa Kurse zur Erweiterung fachlicher oder persönlicher Kompetenzen, Kompetenzbilanzierungen oder Verfahren zur Anerkennung bereits erworbener Qualifikationen.
Der Kompetenzentwicklungsplan ist ein wichtiges Tool für die strukturierte Steuerung der Weiterbildung. Er bietet einen Gesamtüberblick über den Bedarf und ermöglicht die Entwicklung eines Weiterbildungsfahrplans, der zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt. Er beantwortet zentrale HR-Fragen:
Welche Mitarbeitenden sollen wann geschult werden?
Welche Kompetenzen haben Priorität?
Wie lassen sich Entwicklungspfade sinnvoll gestalten?
Jedes Unternehmen kann – unabhängig von seiner Grösse – nach Rücksprache mit den Mitarbeitendenvertretungen einen eigenen Kompetenzentwicklungsplan erstellen. Dieser kann für alle Mitarbeitenden gelten, unabhängig vom Arbeitsvertrag.
Für einen erfolgreichen Kompetenzentwicklungsplan gilt:
Definieren Sie die übergeordneten Ziele des Plans klar: Klären Sie zunächst, welche Kompetenzen das Unternehmen langfristig benötigt. Gespräche mit der Geschäftsleitung helfen, eine Gesamtperspektive zu gewinnen, die für den Entwicklungsplan zentral ist – etwa im Hinblick auf Digitalisierung, neue rechtliche Vorgaben oder andere Veränderungen im Umfeld. Auf dieser Basis lassen sich die wichtigsten Lernschwerpunkte bestimmen. Gleichzeitig geht es darum, die Bedürfnisse des Unternehmens möglichst eng mit den Erwartungen und Entwicklungswünschen der Mitarbeitenden zu verbinden.
Ermitteln Sie den aktuellen und zukünftigen Weiterbildungsbedarf so präzise wie möglich: Der Entwicklungsplan muss sowohl den aktuellen Weiterbildungsbedarf als auch die beruflichen Entwicklungswünsche der Mitarbeitenden berücksichtigen. Eine sorgfältige Analyse von Beurteilungsgesprächen und Mitarbeitendengesprächen liefert dafür wertvolle Hinweise. Ergänzen Sie diese Daten durch direkte Gespräche mit Mitarbeitenden und ihren Vorgesetzten, um ein möglichst vollständiges Bild der Kompetenzen zu erhalten, die heute benötigt werden und künftig relevant sein werden.
Legen Sie Leistungsindikatoren fest und verfolgen Sie diese kontinuierlich: Definieren Sie zu Beginn klare Leistungsindikatoren, deren Entwicklung Sie über den gesamten Zeitraum hinweg beobachten. Diese KPIs (Key Performance Indicators) ermöglichen es, die Wirksamkeit der Massnahmen regelmässig zu beurteilen und bei Bedarf gezielt Anpassungen vorzunehmen. Die Auswahl der Indikatoren richtet sich nach den spezifischen Zielsetzungen des Kompetenzentwicklungsplans und kann im Laufe der Zeit angepasst werden. Typische KPIs sind beispielsweise die Anzahl der geschulten Mitarbeitenden, die Zufriedenheit der Teilnehmenden, die Abschlussquote der Weiterbildungen, die Erfolgsquote bei angebotenen Zertifizierungen, die Fluktuationsrate in relevanten Bereichen sowie der Fortschritt beim Aufbau neuer Kompetenzen.
Wählen Sie die richtigen Weiterbildungsformate aus
Es gibt eine Vielzahl von Formaten und Modalitäten für Weiterbildungen. Die grösste Herausforderung für das HR besteht darin, ausreichend Engagement für die gewählten Angebote zu schaffen und Lernformate so zu gestalten, dass sie relevant und motivierend bleiben.
Präsenzschulungen: Mitarbeitende nehmen physisch an Weiterbildungseinheiten teil, die von Trainer:innen entweder im Unternehmen oder in externen Bildungszentren durchgeführt werden.
E-Learning: Dieses vollständig digitale Format bietet hohe Flexibilität, sowohl hinsichtlich Reiseaufwand als auch bei der Planung der Lernsequenzen. Auch auf Distanz stehen heute zahlreiche wirksame Lernmethoden zur Verfügung, wie COOCs (Corporate Open Online Courses), Serious Games, Microlearning oder Social Learning, die das Engagement zusätzlich fördern.
Blended Learning: Blended Learning kombiniert Präsenzlernen und digitale Lernformen. Der Ansatz verbindet moderne Lerntechnologien mit der Stärke persönlicher Interaktion und spricht dadurch unterschiedliche Lernbedürfnisse an.
Arbeitsplatzbezogenes Lernen (praxisorientierte Weiterbildung): Bei dieser Form der Weiterbildung werden reale Arbeitssituationen genutzt, um Kompetenzen praxisnah aufzubauen. Mitarbeitende bearbeiten dabei konkrete Aufgaben mit klar definierten Lernzielen und reflektieren anschliessend gemeinsam mit einer fachkundigen Person, was im Arbeitsprozess geschehen ist. Der grosse Vorteil liegt in der hohen Passgenauigkeit zu den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens und zu den konkreten Herausforderungen im Arbeitsalltag.
Weiterbildungen können auf zwei Arten absolviert werden:
selbstständig: Mitarbeitende nutzen Lernressourcen eigenständig und bestimmen ihr Tempo selbst.
begleitet: Ein Lern- oder Coaching-Team unterstützt die Teilnehmenden aktiv und arbeitet mit einem gemeinsamen Zeitplan.
Je nach Weiterbildungsformat können Mitarbeitende ein Zertifikat, ein Diplom oder eine Anerkennung ihrer bereits erworbenen Kompetenzen erhalten. Ein garantiertes Erfolgsrezept für Motivation gibt es allerdings nicht. Welche Lernformate am besten passen, hängt von mehreren Faktoren ab: von den Zielen der Weiterbildung, der Zielgruppe, dem verfügbaren Budget und den Kompetenzen, die aufgebaut werden sollen. Oft lohnt es sich, verschiedene Formate zu kombinieren. So lassen sich unterschiedliche Lernbedürfnisse abdecken, Abwechslung schaffen und gleichzeitig Ressourcen sinnvoll einsetzen.
Wenn Sie das Thema vertiefen möchten, finden Sie in unserem Artikel eine Übersicht über die verschiedenen Weiterbildungsarten und ihre Besonderheiten.
Optimieren Sie Ihr Weiterbildungsangebot
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Weiterbildung günstiger oder gezielter zu finanzieren.
Viele Branchen- und Berufsverbände, regionale Programme, Fachorganisationen oder öffentliche Stellen bieten Förderungen oder Beitragsmodelle zur Unterstützung berufsbezogener Weiterbildung an. Es lohnt sich, abzuklären, welche Angebote in der eigenen Branche oder Region bestehen, zum Beispiel für digitale Kompetenzen, berufliche Qualifizierung oder arbeitsmarktnahe Weiterbildungen.
Auch unternehmensinterne Modelle können helfen:
Unternehmen können Weiterbildungen ganz oder teilweise finanzieren.
Individuelle Entwicklungsvereinbarungen ermöglichen es, Weiterbildungen gemeinsam zu planen.
Mitarbeitende können je nach Rolle auch ein eigenes Lernbudget oder definierte Lernzeit erhalten.
Für Mitarbeitende in beruflicher Neuorientierung oder bei Bedarf an spezifischen Qualifizierungen bieten sich – je nach Branche – kantonale Programme, Umschulungsangebote, Weiterbildungsfonds oder subventionierte Fachkurse an.
Weitere bewährte Ansätze können dazu beitragen, das Weiterbildungsbudget gezielt und wirkungsvoll einzusetzen.
Priorisieren Sie die ermittelten Bedürfnisse: Weiterbildungen sollten sowohl den strategischen Prioritäten des Unternehmens als auch den Erwartungen der Mitarbeitenden entsprechen. Eine der grössten Herausforderungen besteht darin, jene Personen zu identifizieren, die den stärksten Entwicklungsbedarf haben, beispielsweise Mitarbeitende mit deutlichen Kompetenzlücken im Vergleich zu den Anforderungen ihrer Rolle oder Schlüsselpersonen, die für die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens besonders wichtig sind.
Nutzen Sie interne Lernmöglichkeiten: Interne Formate wie Mentoring, Coaching oder eine Kompetenzbörse ermöglichen es, vorhandenes Know-how im Unternehmen zu nutzen und gezielt weiterzugeben. So lässt sich internes Fachwissen stärken, ohne zusätzliche Kosten für externe Angebote zu verursachen.
Bündeln Sie Weiterbildungen, wo es sinnvoll ist: Durch die Zusammenlegung von Weiterbildungsbedarfen können bessere Konditionen erzielt werden. Dafür ist es wichtig, eine klare Übersicht über alle anstehenden Weiterbildungen zu haben. Diese Bündelung kann nicht nur unternehmensweit erfolgen, sondern auch darüber hinaus, beispielsweise innerhalb einer Unternehmensgruppe oder eines Branchenverbands.
Setzen Sie eine Software für das Weiterbildungsmanagement ein
Eine Software für das Weiterbildungsmanagement ist ein wertvolles Tool für alle, die im Unternehmen für die Weiterbildung verantwortlich sind. Sie unterstützt die Planung, Koordination und Nachverfolgung aller Weiterbildungsaktivitäten und sorgt dafür, dass Informationen an einem Ort gebündelt und effizient nutzbar sind.
1. Alle Informationen zentral an einem Ort: Die Software fasst sämtliche Elemente rund um Weiterbildungswege zusammen: Weiterbildungsanträge, Programme, Weiterbildungskalender, Lernmaterialien, bisher absolvierte Weiterbildungen, Feedbacks der Teilnehmenden und vieles mehr. Dadurch wird es deutlich einfacher, fundierte Entscheidungen zu treffen, zum Beispiel zum passenden Zeitpunkt für Schulungen, zu den Formaten, die sich besonders eignen, oder zu Hebeln, die den Lernpfad verbessern können.
2. Automatisierung administrativer Aufgaben: Viele organisatorische Tätigkeiten lassen sich automatisieren: Anmeldungen, Terminverwaltung, Erinnerungen oder die Sammlung von Evaluationen. So bleibt für das HR mehr Zeit für Tätigkeiten, die echten Mehrwert schaffen.
3. Personalisierung der Lernpfade: Die Software kann so konfiguriert werden, dass sie individuelle Kompetenzen und Entwicklungsbedürfnisse berücksichtigt. Dadurch lassen sich Weiterbildungsprogramme besser an die beruflichen Ziele der Mitarbeitenden anpassen und Lernwege zielgerichtet gestalten.
4. Transparente Erfolgskontrolle: Über konfigurierbare Dashboards lassen sich Wirksamkeit und Fortschritt der Weiterbildungsprogramme in Echtzeit verfolgen. Schwache Signale werden sichtbar, sodass rechtzeitig reagiert oder nachgesteuert werden kann. Kurz gesagt: Eine Software für das Weiterbildungsmanagement verschafft dem HR einen klaren Überblick über den Weiterbildungsbedarf des Unternehmens, erleichtert den Aufbau des Kompetenzentwicklungsplans und unterstützt die operative wie strategische Steuerung der Weiterbildung im Tagesgeschäft wie auch langfristig.
Mit Lucca Training verwalten Sie die Weiterbildungsanfragen Ihrer Mitarbeitenden und steuern Ihren Kompetenzentwicklungsplan:
