Wie lässt sich ein Kompetenzmodell wirksam aufbauen?

Ein Kompetenzmodell ist ein zentrales Instrument im Kompetenzmanagement. Es hilft Unternehmen, die für einzelne Funktionen erforderlichen Kompetenzen klar zu definieren und die Entwicklung der Mitarbeitenden im Alltag gezielt zu begleiten. Doch wie lässt sich ein Kompetenzmodell aufbauen, das zur Strategie und zu den Tätigkeitsfeldern des Unternehmens passt? Lucca zeigt, worauf es ankommt.

Die wichtigsten Schritte auf einen Blick

• Definieren Sie Ziel und Umfang des Kompetenzmodells entlang der Unternehmensstrategie.

• Stellen Sie ein interdisziplinäres Team zusammen (HR, Führungskräfte, Fachpersonen).

• Identifizieren und priorisieren Sie die zentralen Kompetenzen pro Funktion oder Beruf.

• Ordnen Sie die Kompetenzen nach Kategorien (Wissen, Fähigkeiten, Verhalten, Sprachen).

• Bewerten Sie jede Kompetenz anhand einer vierstufigen Skala von Einsteiger:in bis Expert:in.

• Erstellen Sie ein klar strukturiertes Dokument, das für alle Mitarbeitenden zugänglich ist.

• Aktualisieren Sie das Kompetenzmodell regelmässig, um auf neue Anforderungen reagieren zu können.

Wie lässt sich ein Kompetenzmodell in 6 Schritten aufbauen?

Um ein wirksames Kompetenzmodell aufzubauen, sind folgende Schritte entscheidend:

• Ziel festlegen

• Umfang definieren

• Ein interdisziplinäres Arbeitsteam zusammenstellen

• Schlüsselkompetenzen identifizieren

• Kompetenzen priorisieren

• Ein übersichtliches Dokument erstellen
  
  

1 - Ziel des Kompetenzmodells festlegen

Zu Beginn gilt es, das Ziel des Kompetenzmodells klar zu definieren. Dieses kann beispielsweise darin bestehen, Laufbahnen zu strukturieren oder interne Mobilität gezielt zu fördern.

Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

• Wer nutzt das Kompetenzmodell im Arbeitsalltag?

• Wofür wird es konkret eingesetzt?

• Wie werden die gewonnenen Erkenntnisse weiterverwendet?

Die Antworten helfen dabei, festzulegen, welche Inhalte im Kompetenzmodell abgebildet werden sollen.

2 - Umfang des Kompetenzmodells definieren

Der Umfang eines Kompetenzmodells kann unterschiedlich gestaltet sein. Er kann sich beziehen auf:

• alle Funktionen und Berufe im Unternehmen

• einen bestimmten Unternehmensbereich

• eine einzelne Funktion oder Berufsgruppe

So kann sich ein Kompetenzmodell beispielsweise ausschliesslich auf die Funktionen im Vertrieb beziehen.

Je nach Umfang erfordert der Aufbau eines Kompetenzmodells unterschiedlich viele personelle und finanzielle Ressourcen.

Gut zu wissen: Ein Kompetenzmodell für alle Funktionen eines Unternehmens zu erstellen, ist besonders zeitintensiv.

3 - Ein interdisziplinäres Arbeitsteam zusammenstellen

Der Aufbau eines Kompetenzmodells ist ein gemeinschaftlicher Prozess, der verschiedene Perspektiven einbezieht. Dazu gehören:

• Vertreter:innen aus dem HR

• Führungskräfte aus dem operativen Bereich

• Fachpersonen mit vertieftem Praxiswissen

Diese Vielfalt stellt sicher, dass das Kompetenzmodell realistisch, praxisnah und fachlich fundiert ist.

Gut zu wissen: Für ein Kompetenzmodell im IT-Bereich können beispielsweise eine HR-Fachperson, die IT-Leitung, eine technische Projektleitung und eine erfahrene IT-Entwicklerin zusammenarbeiten.

4 - Schlüsselkompetenzen identifizieren

In diesem Schritt werden die Kompetenzen erfasst, die für jede Funktion oder jeden Beruf innerhalb des definierten Umfangs relevant sind. Dazu zählen etwa Teamfähigkeit, Problemlösungskompetenz oder der sichere Umgang mit digitalen Tools.

Zur Identifikation bestehender Kompetenzen eignen sich unter anderem:

• Brainstormings

• Beobachtungen im Arbeitsalltag

Ergänzend sollten auch Kompetenzen berücksichtigt werden, die zukünftig an Bedeutung gewinnen könnten.

5 - Kompetenzen priorisieren

Sobald die Kompetenzen definiert sind, werden sie nach ihrer Relevanz und dem erforderlichen Beherrschungsgrad priorisiert.

Lucca empfiehlt dafür eine vierstufige Skala:

• Stufe 1 – Einsteiger:in: Verfügt über Grundkenntnisse, um die Kompetenz zu verstehen.

• Stufe 2 – Anwender:in: Wendet die Kompetenz selbstständig im Arbeitsalltag an.

• Stufe 3 – Fortgeschrittene:r Anwender:in: Setzt die Kompetenz auch in komplexen Situationen sicher ein.

• Stufe 4 – Expert:in: Gibt die Kompetenz weiter und verankert sie nachhaltig im Unternehmen.

Diese Einteilung erleichtert die Einschätzung des Kompetenzniveaus, die Definition von Entwicklungszielen und die Einordnung von Profilen, etwa im Recruiting.

6 - Ein übersichtliches Dokument erstellen

Das Kompetenzmodell sollte übersichtlich und klar aufgebaut sein, damit es im Alltag einfach genutzt werden kann. Dabei empfiehlt es sich:

• Kompetenzen nach Kategorien zu ordnen (Sprachen, Wissen, Fähigkeiten, Verhalten)

• jede Kompetenz kurz zu beschreiben

• das erforderliche Kompetenzniveau pro Funktion festzuhalten

Das Dokument sollte gut lesbar sein. Es kann als Excel-Tabelle erstellt oder visuell dargestellt werden, etwa in Form einer Kompetenzlandkarte nach Funktionen oder Bereichen.

Wichtig ist zudem, dass das Kompetenzmodell für alle Mitarbeitenden einfach zugänglich ist, etwa über das Intranet oder integriert in ein HR-Tool.

Was ist ein Kompetenzmodell?

Ein Kompetenzmodell ist ein Referenzdokument, das die zentralen Kompetenzen für einzelne Funktionen oder Berufe im Unternehmen abbildet.

Es umfasst unter anderem:

• Sprachen, die für eine Funktion erforderlich sind

• Wissen, also theoretische Kenntnisse aus Ausbildung oder Weiterbildung

• Fähigkeiten, die durch Praxis und Erfahrung erworben werden, sowie die Fähigkeit, geeignete Methoden und Tools einzusetzen, etwa der Umgang mit spezifischer Software oder die Erstellung von Budgets

• Verhalten, auch Soft Skills genannt, etwa Anpassungsfähigkeit, Stressresistenz oder Führungskompetenz

Gut zu wissen: In Bildungs- oder Gesundheitsberufen stehen häufig fachliche Kenntnisse sowie Empathie und Kommunikationsfähigkeit im Vordergrund.

Warum lohnt sich der Einsatz eines Kompetenzmodells?

Ein Kompetenzmodell unterstützt Unternehmen dabei, ihr Humankapital gezielt zu steuern und fundierte strategische Entscheidungen zu treffen.

Es dient unter anderem dazu:

• Identifikation und Wertschätzung von Talenten: Das Kompetenzmodell ermöglicht es, die Leistung der Mitarbeitenden im Verhältnis zu den Erwartungen des Unternehmens zu bewerten und ihre Kompetenzen durch Beförderungen und Lohnanpassungen gezielt anzuerkennen.

• Planung von Weiterbildungen: Durch die Identifikation von Kompetenzlücken und Entwicklungspotenzialen können gezielte Weiterbildungen im Rahmen der Kompetenzentwicklung geplant werden.

• Begleitung beruflicher Laufbahnen: Das Kompetenzmodell unterstützt Mitarbeitende dabei, sich intern weiterzuentwickeln, neue Kompetenzen aufzubauen oder Funktionen zu identifizieren, für die sie sich positionieren können.

• Rekrutierung passender Profile: Mithilfe des Kompetenzmodells lassen sich Kandidat:innen besser beurteilen und Anforderungsprofile im Recruiting präziser definieren.

Gut zu wissen: Kompetenzmodelle sind ein zentrales Instrument im Talentmanagement.

Beispiel für ein Kompetenzmodell

Nachfolgend ein Beispiel aus unserem eigenen Kompetenzmodell:

Kompetenzmodelle unterscheiden sich je nach Berufsfeld und Branche. Zum Beispiel:

• Ein Kompetenzmodell für Tätigkeiten im Vertrieb umfasst Kompetenzen wie Verhandlungsgeschick, Kundenorientierung und die Fähigkeit, CRM-Tools einzusetzen.

• Ein Kompetenzmodell für Tätigkeiten im Kundensupport beinhaltet Kompetenzen wie Konfliktfähigkeit oder Empathie.

Kompetenzmodelle sind flexibel angelegt und entwickeln sich weiter. Neue Kompetenzen können ergänzt und bestehende Anforderungen angepasst werden, um auf Veränderungen im Markt und in den Tätigkeiten zu reagieren.

Ein Kompetenzmodell spielt damit eine zentrale Rolle für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Es strukturiert Laufbahnen, unterstützt die Weiterbildungsplanung und trägt zur Weiterentwicklung individueller wie auch kollektiver Leistung bei.

Doch damit ist die Arbeit noch nicht abgeschlossen: Sobald das Kompetenzmodell erstellt ist, wird es zu einem lebendigen Dokument. Es muss regelmässig aktualisiert werden, um neue Kompetenzen zu integrieren, Veränderungen in den beruflichen Praktiken abzubilden und den Bedarf von morgen frühzeitig zu antizipieren. Dieser Ansatz stellt sicher, dass das Unternehmen agil bleibt und in der Lage ist, auf die schnellen Veränderungen in seinem Umfeld zu reagieren.