Fondation Saphir hat ihre standortübergreifende HR optimiert und Teams entlastet
Fondation Saphir begleitet Menschen in vulnerablen Lebenssituationen und stellt sie konsequent in den Mittelpunkt ihrer Betreuung. Die gemeinnützige Organisation ist im Kanton Waadt tätig und betreibt ein Netzwerk aus 21 Einrichtungen in den Bereichen Geriatrie und Psychiatrie. Rund 700 Mitarbeitende unterstützen täglich über 700 betreute Personen in Alters- und Pflegeheimen, temporären Angeboten sowie in der Betreuung zu Hause oder in betreuten Wohnungen.
Wie viele standortübergreifende Organisationen sah sich Fondation Saphir mit wichtigen HR-Herausforderungen konfrontiert: Fachkräftemangel, hohe Fluktuation, zahlreiche interne Veränderungen und steigender Budgetdruck. In diesem Kontext band die Personaladministration viel Zeit durch wiederkehrende Aufgaben. Unterschiedliche Tools wie Word-Verträge und Excel-Listen für Mutationen sowie Mehrfacheingaben in verschiedenen Systemen erschwerten die Zusammenarbeit zwischen den Einrichtungen und machten eine einheitliche Einhaltung der Vorschriften schwierig.
Dank Lucca konnten wir den administrativen Aufwand rund um Eintritte, Mutationen und Austritte deutlich reduzieren. Die gewonnene Zeit investieren wir heute in unsere Kernaufgabe: die Begleitung unserer Mitarbeitenden, der wir uns jetzt mit mehr Zeit und in besserer Qualität widmen.
Megan MARENDAZ, HR-Spezialist und Employer Branding
Der Bedarf
Fondation Saphir suchte eine HR-Plattform, mit der sich Informationen zentralisieren, Prozesse zwischen den Standorten harmonisieren und Mitarbeitende in einem dezentralen Umfeld besser begleiten lassen. Gleichzeitig sollte die Lösung flexibel genug sein, um lokale Anforderungen abzubilden, und die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben sicherstellen, ohne die Teams zusätzlich zu belasten.
Die Lösung
Seit 2024 setzt Fondation Saphir Lucca Core HR in Verbindung mit den bestehenden Tools für Zeiterfassung und Einsatzplanung ein. Eine zentrale Plattform mit Echtzeitzugriff für alle Standorte hat die mehrfachen Datenerfassungen abgelöst. Die automatische Erstellung von Verträgen, die zertifizierte elektronische Unterschrift in der Schweiz sowie personalisierte Benachrichtigungen zur Fristenkontrolle haben die administrativen Aufgaben einfach und regelkonform gemacht.
Die HR-Teams haben die flexibel konfigurierbare Lösung ohne aufwendige Entwicklungen schnell übernommen und an die Bedürfnisse der einzelnen Einrichtungen angepasst. Das Modul Training ermöglicht die Verwaltung von Kompetenzen und Weiterbildungswegen. Dashboards verfolgen die wichtigsten KPIs wie Fluktuation, Absenzen und Mutationen in Echtzeit und schaffen so eine gemeinsame Sicht für HR und Führungskräfte.
Ergebnis: Das HR-Management ist heute ein echter Effizienzhebel und schafft mehr Zeit für die Begleitung von Talenten sowie für die Antizipation künftiger Herausforderungen.