4 Kennzahlen, die Ihren Tätigkeitsbericht wirklich aussagekräftig machen

Ein Tätigkeitsbericht liefert wertvolle Informationen für strategische Entscheidungen. Doch die Erstellung kann schnell mühsam werden: Welche Daten sind relevant? Welche Ziele sollen erreicht werden? Idealerweise werden die Daten innerhalb weniger Tage erfasst und geprüft, damit Sie agil auf Entwicklungen reagieren können.

Damit Sie Tätigkeitsberichte effizient erstellen und interpretieren können, stellen wir Ihnen 4 zentrale KPI (Key Performance Indicators) vor. Mit diesen Kennzahlen erkennen Sie auf einen Blick, was in Ihrem Zeit- und Aktivitätenmanagement funktioniert und was nicht.

KPI 1: Aufgewendete Zeit pro Aktivität

Um diesen Indikator zu berechnen, addieren Sie einfach die Gesamtstunden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums für eine Aufgabe oder Aktivität aufgewendet wurden.

Nutzen Sie folgende Formel, um das Ergebnis in Prozent auszudrücken:

T = (Stunden für eine Aktivität × 100) ÷ Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden im betrachteten Zeitraum

Beispiel: Eine Mitarbeiterin investiert 12 Stunden pro Woche in eine bestimmte Aufgabe. Bei einer Gesamtarbeitszeit von 35 Stunden ergibt sich: (12 × 100) ÷ 35 = 34,28 % ihrer Arbeitszeit entfallen auf diese Aktivität.

Solche Berechnungen zeigen auf, wo sich Aufgaben gegebenenfalls auslagern, automatisieren oder neu priorisieren lassen. So optimieren Sie die Arbeitszeit, steigern die Produktivität und verbessern die Rentabilität eines Projekts.

Darüber hinaus liefert dieser Indikator wertvolle Hinweise, zum Beispiel auf:

• fehlende Kompetenzen oder fehlendes Know-how

• zu geringe personelle oder technische Ressourcen

• mangelnde Motivation oder fehlendes Engagement

• unklar definierte Ziele

Je nach Ursache können Sie mit gezielten Massnahmen gegensteuern, zum Beispiel durch Weiterbildungen, eine Neuverteilung der Ressourcen oder eine Überarbeitung der Zielsetzung.

KPI 2: Geplante Zeit vs. aufgewendete Zeit

Um diese Kennzahl zu berechnen, ziehen Sie die tatsächlich aufgewendete Zeit von der geplanten Zeit ab:

T = geplante Zeit − reale Zeit

• Ergebnis > 0: besser als geplant

• Ergebnis = 0: im Plan

• Ergebnis < 0: schlechter als geplant

Beispiel: Ein Projekt ist mit 50 Stunden veranschlagt. Am Ende werden 45 Stunden dafür benötigt. T = 50 − 45 = 5 eingesparte Stunden.

Diese Kennzahl verbessert Ihre Projektplanung erheblich. Vergleichen Sie geplante und reale Zeiten laufend im Verlauf des Projekts, zum Beispiel auf Aufgabenebene. So erkennen Sie Abweichungen sofort und können mit Korrekturmassnahmen reagieren oder das Projekt bei Bedarf neu planen. 

Wenn Sie die Auswertung nach Projektabschluss vornehmen, zeigen sich typische Belastungsspitzen oder saisonale Effekte. Damit gewinnen Sie wertvolle Erfahrungswerte, um den Zeitbedarf künftiger Projekte realistisch einzuschätzen und die Planung zu verbessern.

Für Unternehmen, die nach aufgewendeter Zeit abrechnen:

Mit dem KPI 2 sehen Sie, ob ein Projekt mehr oder weniger Zeit beansprucht hat als geplant – und damit, wie rentabel Ihre Arbeit tatsächlich ist.

Beispiel: Für ein Projekt waren 100 Stunden vorgesehen, effektiv wurden jedoch nur 95 Stunden benötigt. Bei einem internen Stundensatz von 50 Franken ergibt das eine Ersparnis von 5 × 50 = 250 Franken. Das steigert Ihre Rentabilität, weil Sie die Leistung effizienter erbracht haben.

Wenn Sie diesen Indikator regelmässig messen, erkennen Sie, welche Projekte profitabel sind und wo sich Tarife, Budgets oder Prozesse anpassen lassen.

Nutzen Sie diese Erkenntnisse auch in Gesprächen mit Kund:innen, um faire Konditionen zu verhandeln, etwa zusätzliche Stunden oder eine angepasste Vergütung.

KPI 3: Einhaltung von Fristen bei Projekten und Aktivitäten

Um diese Kennzahl zu berechnen, nutzen Sie folgende Formel:

T = (Anzahl der fristgerecht abgeschlossenen Projekte in einem Zeitraum ÷ Gesamtzahl der Projekte in diesem Zeitraum) × 100

Beispiel: Im ersten Quartal wurden 12 Projekte abgeschlossen, davon 10 rechtzeitig und 2 mit Verspätung. T = (10 ÷ 12) × 100 = 83,33 % der Projekte wurden termingerecht fertiggestellt.

Dieser Indikator hilft Ihnen nicht nur, Ressourcen gezielter auf Projekte zu verteilen. Er eignet sich besonders gut, um variable Vergütungen objektiv an die Leistung der Mitarbeitenden zu koppeln.

KPI 4: Anteil der verrechenbaren Arbeitszeit pro Mitarbeiter:in

Diesen Indikator berechnen Sie mit folgender Formel:

T = (Gesamtzahl der fakturierbaren Stunden in einem Zeitraum ÷ Gesamtzahl der erfassten Stunden im selben Zeitraum) × 100

Die Berechnung kann pro Aktivität oder pro Projekt erfolgen. Idealerweise liegt der Prozentsatz so nahe wie möglich bei 100 Prozent.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin widmet bei insgesamt 35 Wochenstunden 25 Stunden verrechenbaren Aufgaben und 10 Stunden nicht verrechenbaren Tätigkeiten. T = (25 ÷ 35) × 100 = 71,42 Prozent der Arbeitszeit entfallen auf verrechenbare Aufgaben. Umgekehrt bedeutet das: 28,58 Prozent ihrer Arbeitszeit sind nicht verrechenbar (100 − 71,42).

Diese Kennzahl zeigt, wie ausgewogen die Arbeitszeit zwischen fakturierbaren und internen Aufgaben verteilt ist. So erkennen Sie, wo Kapazitäten gebunden sind und wo sich Prozesse oder Prioritäten optimieren lassen.

Daten sichtbar machen und interpretieren

Tabellen und Grafiken helfen Ihnen, Ergebnisse klar zu strukturieren und Trends auf einen Blick zu erkennen. Noch einfacher wird es mit einem Tool, das die Darstellung automatisch übernimmt. So sparen Sie Zeit und gewinnen schneller wertvolle Erkenntnisse.

Sie möchten die Arbeitszeitorganisation gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden weiterentwickeln? Unser Memo zeigt, worauf es in der Praxis ankommt.