Die Arbeitszeiterfassung ist in der Schweiz für alle Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben, unabhängig von ihrer Branche oder Grösse. Um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Unternehmen und Mitarbeitenden gerecht zu werden, gibt es drei Modelle: die systematische Erfassung, die vereinfachte Erfassung und den Verzicht auf die Erfassung. Doch welches Modell ist für Ihr Unternehmen geeignet? Und wie funktioniert die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz für Mitarbeitende, Führungskräfte und im Homeoffice?
Was schreibt das Schweizer Arbeitsrecht zur Arbeitszeiterfassung vor?
In der Schweiz bilden das Arbeitsgesetz (ArG) und seine Verordnungen (insbesondere die ArGV 1) den rechtlichen Rahmen für die Arbeitszeiterfassung. Sie sollen die Rechte der Mitarbeitenden schützen und die Einhaltung von Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten sicherstellen.
Gemäss Artikel 46 ArG sind Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeit und allfällige Überstunden ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Sie müssen:
Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen dokumentieren,
diese Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre aufbewahren,
sie auf Verlangen den Behörden zur Kontrolle vorlegen.
Die Arbeitszeiterfassung dient dazu,
die gesetzliche Höchstarbeitszeit von 45 oder 50 Stunden pro Woche (je nach Branche) einzuhalten,
ausreichende Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen zu gewährleisten,
die Vergütung oder Kompensation von Überstunden korrekt zu berechnen.
Gut zu wissen: Unternehmen, die ihre Arbeitszeiten gar nicht oder fehlerhaft erfassen, riskieren Sanktionen. Diese reichen von Verwaltungsbussen bis hin zu einer vorübergehenden Betriebsschliessung.
Welche Modelle der Arbeitszeiterfassung gibt es in der Schweiz?
Um unterschiedlichen Branchen und Tätigkeiten gerecht zu werden, hat das SECO (Staatssekretariat für Wirtschaft) drei Modelle der Arbeitszeiterfassung festgelegt:
die systematische Erfassung
die vereinfachte Erfassung
den Verzicht auf die Erfassung
Die systematische Erfassung der Arbeitszeit
Dieses Modell ist das umfassendste und verlangt eine vollständige Aufzeichnung aller Arbeitszeiten und Pausen. Erfasst werden müssen:
Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit,
sämtliche Pausen und Unterbrechungen,
Überstunden und Normalstunden.
Die systematische Erfassung wird vor allem in Unternehmen mit festen Arbeitszeiten angewendet, zum Beispiel in der Industrie, in der Verwaltung oder im Detailhandel.
Die vereinfachte Erfassung der Arbeitszeit
Die vereinfachte Erfassung reduziert den administrativen Aufwand für Unternehmen, die einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) unterstellt sind. Sie verlangt:
die Erfassung der gesamten täglich oder wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden,
eine schriftliche Vereinbarung zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden,
die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit.
Diese Variante bietet Unternehmen eine administrativ einfachere, aber weiterhin voll rechtskonforme Form der Arbeitszeiterfassung.
Der Verzicht auf die Erfassung der Arbeitszeit
Unter bestimmten Bedingungen können Mitarbeitende auf die detaillierte Arbeitszeiterfassung verzichten. Dafür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
ein Bruttojahreslohn von über 120’000 Franken,
eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden.
Dieses Modell bietet insbesondere Führungskräften und Fachpersonen mit hoher Selbstständigkeit mehr Flexibilität. Es birgt jedoch auch Risiken: Im Streitfall fehlen Nachweise über geleistete Überstunden oder Ruhezeiten.
Wie funktioniert die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?
Mit der zunehmenden Verbreitung von Homeoffice ist die Zeiterfassung komplexer geworden. Unternehmen können die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden nicht mehr direkt nachvollziehen, und es ist schwieriger, Ruhezeiten zu überprüfen.
Damit Mitarbeitende ihre Arbeitszeit im Homeoffice korrekt erfassen können, empfiehlt es sich:
geeignete digitale Tools einzusetzen, mit denen sich Arbeits- oder Projektzeiten auch aus der Ferne erfassen lassen;
klare Erwartungen zu Arbeits- und Pausenzeiten zu definieren;
flexible Arbeitszeitmodelle zu ermöglichen, solange die wöchentliche Höchstarbeitszeit eingehalten wird.
Gut zu wissen: Auch im Homeoffice bleibt die Einhaltung der gesetzlichen Arbeits- und Ruhezeiten Pflicht. Unternehmen müssen ihre Prozesse entsprechend anpassen.
Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für Führungskräfte?
Führungskräfte können ihre Arbeitszeit meist selbstständig organisieren. Sie unterliegen aber weiterhin dem Arbeitsgesetz. Gemäss Artikel 73 ArGV 1 können sie mit ihrer Arbeitgeberin oder ihrem Arbeitgeber eine Vereinbarung treffen, um auf die detaillierte Zeiterfassung zu verzichten.
Diese Praxis birgt jedoch Risiken:
Ohne Kontrolle besteht das Risiko, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten regelmässig überschritten werden.
Im Streitfall fehlen Belege, was die Klärung von Differenzen erschwert.
Eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung kann hier Abhilfe schaffen: Sie ermöglicht Transparenz, unterstützt die Work-Life-Balance und fördert das Wohlbefinden von Führungskräften.
Welche Tools eignen sich für die Arbeitszeiterfassung?
Für die Erfassung der Arbeitszeit stehen Unternehmen verschiedene Methoden und Tools zur Verfügung:
Einfache Systeme: Zeiterfassung in Excel oder auf Papier
Elektronische Systeme: Stempeluhren oder Terminals für die automatisierte Zeiterfassung
Spezialisierte Software: digitale Lösungen, die Arbeitszeiten erfassen, auswerten und mit anderen HR-Prozessen verbinden
Wichtig ist, dass Unternehmen:
ihre Mitarbeitenden im Umgang mit dem Tool schulen,
sicherstellen, dass das System den gesetzlichen Anforderungen entspricht,
prüfen, ob es für Homeoffice und mobile Nutzung geeignet ist.
Fazit
Die Arbeitszeiterfassung ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht. Sie ist ein zentrales Instrument für Fairness, Transparenz und Gesundheit am Arbeitsplatz. Sie hilft Unternehmen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, Überstunden korrekt zu erfassen und eine ausgewogene Arbeitskultur zu fördern. Moderne Zeiterfassungstools unterstützen diese Ziele, vereinfachen die Administration und schaffen die Grundlage für effiziente, mitarbeitendenorientierte HR-Prozesse.
Die Erfassung der Arbeitszeit ist in der Schweiz obligatorisch und bildet eine wichtige Grundlage für eine rechtssichere und effiziente Arbeitszeitorganisation. Mit modernen digitalen Tools wird sie zu einem strategischen Instrument, das die Verwaltung vereinfacht und gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet.
Gleichzeitig eröffnet die fortschreitende Digitalisierung neue Perspektiven: Sie ermöglicht eine präzisere Analyse von HR-Daten, unterstützt fundierte Entscheidungen und trägt dazu bei, sowohl die Produktivität als auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu stärken.
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