Die Arbeitszeiterfassung mit Excel ist in vielen Unternehmen gängige Praxis. Sie ermöglicht, Arbeitsstunden, Abwesenheiten, Pausen und Überstunden in flexibel anpassbaren Tabellen festzuhalten.
Excel ist einfach zu bedienen, kostenlos verfügbar und vielseitig einsetzbar. Dank integrierter Formeln lassen sich zahlreiche Berechnungen automatisieren, was die Verwaltung von Mitarbeitenden und Projekten erleichtert.
Trotz dieser Vorteile stösst Excel an Grenzen. Sollten Unternehmen also weiterhin auf Excel setzen oder besser auf spezialisierte Tools umsteigen? Lucca unterstützt Sie dabei, die passende Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Schweizer Arbeitsrecht: Was gilt für die Arbeitszeiterfassung?
In der Schweiz sind Arbeitgebende gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Gemäss Arbeitsgesetz (ArG) müssen Unternehmen:
die täglich geleisteten Arbeitsstunden pro Mitarbeiter:in dokumentieren;
Arbeitszeit, Pausen und Überstunden klar ausweisen;
die gesetzlich vorgegebene Höchstarbeitszeit einhalten (in der Regel 45 oder 50 Stunden pro Woche, abhängig von Branche und Funktion).
Artikel 46 ArG verpflichtet Unternehmen dazu, ein klares System für die Arbeitszeiterfassung einzuführen, um eine transparente Nachverfolgung der geleisteten Stunden zu gewährleisten.
Ob Excel-Tabelle, App oder spezialisierte Software: Ziel bleibt es, das Arbeitsrecht einzuhalten und eine zuverlässige Dokumentation der Arbeitszeiten für alle Projekte sicherzustellen.
Was sind die Vorteile der Arbeitszeiterfassung mit Excel?
Excel eignet sich besonders für kleine Unternehmen oder Teams mit wenigen Mitarbeitenden, die eine einfache und kostengünstige Lösung suchen.
Die wichtigsten Vorteile:
Excel ist in Unternehmen, die mit Microsoft 365 arbeiten, bereits vorhanden. Das ist ideal für eine tägliche oder wöchentliche Erfassung.
Tabellen lassen sich flexibel anpassen, zum Beispiel für die Berechnung von Arbeitsstunden, Überstunden oder Löhnen.
Die Nutzung verursacht kaum Kosten und Vorlagen können kostenlos erstellt oder online heruntergeladen werden.
Mitarbeitende lernen schnell, ihre Zeiten in Excel zu erfassen und Formeln für die automatisierte Berechnung zu nutzen.
Excel erleichtert die Verwaltung mehrerer Projekte und hilft, den Zeitaufwand pro Aufgabe oder Kund:in nachzuverfolgen.
Gut zu wissen: Vorlagen für die Arbeitszeiterfassung stehen online kostenlos zur Verfügung und erleichtern die Erfassung und Auswertung.
Was sind die Nachteile der Arbeitszeiterfassung mit Excel?
Trotz aller Vorteile bringt die Arbeitszeiterfassung mit Excel deutliche Einschränkungen mit sich, besonders für Unternehmen, die sich im Wachstum befinden oder strengen gesetzlichen Anforderungen unterliegen.
Die wichtigsten Nachteile:
Tabellen, Formeln und Zeitpläne müssen manuell gepflegt werden. Das kostet Zeit und bindet Ressourcen.
Manuelle Eingaben erhöhen das Risiko von Fehlern, etwa bei der Berechnung von Überstunden.
Mit mehr Mitarbeitenden, Projekten oder Kund:innen wird Excel schnell unübersichtlich und die Nachverfolgung mühsamer.
Excel-Dateien lassen sich nicht zentral verwalten, was den Überblick erschwert.
Tabellen sind anfällig für Datenverlust oder Sicherheitsprobleme.
Wenn mehrere Personen an derselben Datei arbeiten, entstehen ausserdem schnell Versionskonflikte und falsche Daten.
Gut zu wissen: Manuell gepflegte Excel-Tabellen zur Arbeitszeiterfassung erhöhen das Risiko für Berechnungsfehler, die sich auf Lohndaten auswirken und zu rechtlichen Streitigkeiten führen können.
Wäre eine spezialisierte Software für die Arbeitszeitverwaltung nicht sinnvoller?
Auch wenn die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz für kleine Teams problemlos mit Excel erfolgen kann, ist sie für grössere Unternehmen nur bedingt geeignet, vor allem wegen des fehlenden zentralen Datenzugriffs. Alle Mitarbeitenden müssen ihre Arbeitszeiten individuell erfassen, was die Verarbeitung verlangsamt und eine effiziente Arbeitszeitverwaltung im grösseren Umfang erschwert.
Aus diesem Grund ist der Einsatz einer Software für Arbeitszeitverwaltung oft die bessere Wahl. Diese Tools sind darauf ausgelegt, die Erfassung zu vereinfachen und bieten erweiterte Funktionen, die den Bedürfnissen von Unternehmen jeder Grösse gerecht werden.
Sie ermöglichen unter anderem:
die Automatisierung der Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten
die Zentralisierung aller Daten, sicher gespeichert auf einer einzigen Plattform
die Gewährleistung der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben des Schweizer Arbeitsrechts
Der Einsatz einer spezialisierten Zeiterfassungssoftware reduziert manuelle Eingaben und minimiert das Risiko menschlicher Fehler. Dank einfacheren und zuverlässigeren Prozessen können HR-Teams repetitive Aufgaben vermeiden und sich auf Tätigkeiten mit höherem Mehrwert konzentrieren.
Auch wenn die Arbeitszeiterfassung mit Excel eine einfache und kostengünstige Lösung für kleine Unternehmen bleibt, ist eine spezialisierte Software die verlässlichste Option, um Arbeitszeiten korrekt, zentralisiert und gesetzeskonform zu erfassen.
Sie möchten die Arbeitszeitorganisation gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden weiterentwickeln? Unser Memo zeigt, worauf es in der Praxis ankommt.
