Personalplanung: Was umfasst sie und wie gelingt sie?

In einer Arbeitswelt mit Homeoffice, Teilzeit und flexiblen Arbeitsmodellen wird die Personalplanung zu einem strategischen Instrument für den Unternehmenserfolg.

Wie lässt sich also eine strukturierte Personalplanung erstellen, die sowohl den Bedürfnissen des Unternehmens als auch den Erwartungen der Mitarbeitenden gerecht wird? Die folgenden Tipps unterstützen Sie dabei, Ihre Arbeitszeitverwaltung zu optimieren und passende Tools für mehr Effizienz und Flexibilität zu integrieren.

Was versteht man unter Personalplanung?

Personalplanung bezeichnet den Prozess, mit dem die Arbeitszeit aller Mitarbeitenden geplant und nachverfolgt wird.

Für Mitarbeitende ist der Präsenzplan ein wichtiges Werkzeug, um Arbeitszeiten, Arbeitstage, Ferien und Absenzen im Blick zu behalten. Er schafft Transparenz über die kommenden Wochen und Monate.

Für Unternehmen ist der Plan ein Steuerungsinstrument, um die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen und gleichzeitig die Produktivität zu sichern. Er stellt zudem sicher, dass die vertraglich vereinbarten Wochen- und Monatsarbeitszeiten eingehalten werden.

Eine sorgfältige Personalplanung ist ein zentraler Faktor für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Sie unterstützt ein ausgewogenes Arbeitsumfeld und schafft eine bessere Balance zwischen den betrieblichen Anforderungen und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden.

Welche Vorteile bietet eine gute Personalplanung?

Präsenz- und Absenzenmanagement vereinfachen

Ein Präsenzplan zentralisiert alle wichtigen Informationen zu Arbeitszeiten und Absenzen der jeweiligen Mitarbeitenden. Führungskräfte können so rasch reagieren, sei es bei ungeplanten Absenzen oder bei höherer Arbeitsbelastung.

Planung automatisieren

Die Planung berücksichtigt gesetzliche Vorgaben und Gesamtarbeitsverträge, sodass das Risiko von Fehlplanungen sinkt. Das spart Zeit und sorgt für rechtskonforme Wochen- und Monatspläne.

Selbstständigkeit von Mitarbeitenden und Führungskräften fördern

Mitarbeitende sehen ihren Kalender in Echtzeit – inklusive Ferienguthaben, anstehender Anträge oder Verfügbarkeiten der Kolleg:innen. Das stärkt Transparenz, Eigenverantwortung und die Zusammenarbeit im Team.

Lohnverarbeitung erleichtern 

Wenn Ferienanträge und Absenzen zentral erfasst werden, lassen sich variable Lohnbestandteile schneller und zuverlässiger aufbereiten. Das beschleunigt die Lohnverarbeitung.

Effizienz im HR steigern

HR-Teams müssen variable Lohnbestandteile nicht mehr manuell sammeln. Sie greifen jederzeit auf aktuelle Dashboards zu, treffen fundierte Entscheidungen und gewinnen Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert.

Wie erstellt man einen Personalplan?

Personalplanung ist für alle Organisationen relevant – ob KMU, Grossunternehmen oder Vereine. Die folgenden fünf Schritte unterstützen Sie bei der Erstellung eines Plans, der sowohl den betrieblichen Anforderungen als auch den Erwartungen der Mitarbeitenden entspricht.

1. Wesentliche Informationen zu Mitarbeitenden erfassen

• Erfassen Sie Arbeitszeiten (Vollzeit, Teilzeit, Schichtmodelle) sowie Vertragsbeginn und -ende.

• Berücksichtigen Sie betriebliche Vorgaben wie feste Arbeitszeiten oder teambezogene Einsatzanforderungen.

• Halten Sie geplante Absenzen wie Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub oder unbezahlte Ferien fest.
  
  

1. Einen Referenzplan erstellen

• Analysieren Sie den Personalbedarf abhängig von saisonalen Schwankungen, Wochentagen oder Tageszeiten.

• Nutzen Sie Daten aus den Vorjahren, um strukturiert zu planen.
  
  

1. Gesetzliche und regulatorische Vorgaben berücksichtigen

• Berücksichtigen Sie Feiertage und branchenspezifische Regelungen.

• Achten Sie auf vertraglich vereinbarte Arbeitszeiten und rechtliche Anforderungen zu Pausen und Höchstarbeitszeit.
  
  

1. Wünsche der Mitarbeitenden einbeziehen

• Berücksichtigen Sie Verfügbarkeiten und Ferienwünsche, um Motivation und Engagement zu fördern.

• Versuchen Sie, Präferenzen soweit möglich zu berücksichtigen.
  
  

1. Einen kollaborativen und flexiblen Plan bereitstellen

• Aktualisieren Sie den Plan regelmässig und definieren Sie feste Zeitfenster für Anpassungen.

• Nutzen Sie kollaborative Tools, mit denen Mitarbeitende Einschränkungen melden oder Anpassungen vorschlagen können.

Mit diesen Schritten und passenden Tools gelingt eine flüssige, zuverlässige Planung – und stärkt zugleich die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit Ihrer Teams.

Welche Tools unterstützen die Personalplanung?

Eine einfache Excel-Tabelle wird schnell zeitaufwendig und fehleranfällig, sobald ein Unternehmen oder ein Team wächst. Für eine präzisere und effizientere Planung eignen sich spezialisierte Tools für Arbeitszeit und Personalplanung deutlich besser. Sie bieten:

• eine individuelle Konfiguration

• Aktualisierungen in Echtzeit

• Zeitersparnis und weniger Fehler

• eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teams

Die Personalplanung ist ein wichtiger Hebel für mehr Teamzusammenhalt. Mit einer Software für Arbeitszeit und Planung steigern Sie nicht nur die operative Effizienz, sondern verbessern auch die Employee Experience Ihrer Mitarbeitenden.