Die Verwaltung von Arbeitszeiten und Aktivitäten spielt in Schweizer Unternehmen eine immer zentralere Rolle – nicht zuletzt durch den Anstieg von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen. Eine ungenaue oder manuelle Zeiterfassung führt schnell zu Produktivitätsverlusten, administrativen Fehlern oder Problemen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Wie wählen Unternehmen also die passende Software? Und welche Lösungen eignen sich besonders für den Schweizer und den europäischen Markt?
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen eine moderne Software zur Arbeitszeitverwaltung bieten sollte, welche Kriterien bei der Auswahl wirklich zählen und wie sich die wichtigsten Anbieter:innen im Vergleich positionieren.
Welche Software für Arbeitszeitverwaltung gehört zu den besten in der Schweiz?
Nachfolgend finden Sie eine Auswahl an Softwarelösungen für die Arbeitszeitverwaltung – von Schweizer Anbieter:innen bis zu etablierten europäischen Tools wie Eurécia, KiwiHR, Factorial oder Lucca.
Top 5 der europäischen Anbieter:innen
LUCCA
Lucca bietet eine modulare Online-HR-Suite mit 12 Tools, darunter ein leistungsfähiges Modul für Arbeitszeit und Aktivitäten. Es ermöglicht ein präzises Tracking von Arbeitszeiten, Absenzen und Projekten, inklusive reibungsloser Integration in Lohn- und Fakturierungssoftware. Besonders geeignet für KMU und grössere Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren möchten.
Factorial
Factorial vereint moderne HR-Funktionen wie Zeiterfassung, Planung und Talentmanagement in einer einzigen Plattform. Die Software punktet mit einer intuitiven Benutzendenoberfläche und vielseitigen Features für dynamische HR-Teams.
KiwiHR
KiwiHR richtet sich vor allem an KMU und Start-ups. Das System ist modular, leicht verständlich und unterstützt das HR administrativ, im Abwesenheitsmanagement und bei der Lohnvorbereitung. Besonders attraktiv: die schnelle Implementierung und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Eurécia
Eurécia ist eine vollständig cloudbasierte Softwarelösung mit breiten Personalisierungsmöglichkeiten und übersichtlicher Nutzendenführung. Dank detaillierten Statistiken und Reportings eignet es sich für Unternehmen, die ihre Arbeitszeitdaten tiefgehend analysieren möchten.
Kelio
Kelio wird in der Schweiz häufig eingesetzt, unter anderem vom Casino Neuchâtel. Das Tool deckt Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden ab und ist vollständig konform mit Schweizer Vorgaben. Ein Pluspunkt ist der lokal ausgerichtete Support.
Top 5 der in der Schweiz genutzten Anbieter:innen
SwissWorkTime
Ein intuitives Tool für kleine und grosse Unternehmen. SwissWorkTime vereinfacht Zeiterfassung, Projektmanagement und HR-Prozesse und besticht durch eine ergonomische Benutzendenoberfläche.
Abacus Research
Eine umfassende Schweizer Softwarelösung, die gesetzliche Vorgaben sowie Gesamtarbeitsverträge berücksichtigt. Sie deckt Arbeitszeiten, Absenzen und Personaldaten ab und eignet sich für Unternehmen aller Grössen.
Adequasys
Adequasys bietet ein modulares HR-System inklusive Zeiterfassung. Die Softwarelösung lässt sich flexibel an spezifische Unternehmensanforderungen anpassen, ideal für Schweizer KMU.
Mobatime
Mobatime verwaltet Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden mithilfe von RFID-Badges, Chipkarten oder Smartphones. Das eher traditionelle Design kann jedoch je nach Nutzendenpräferenzen unterschiedlich aufgenommen werden.
Bexio
Bexio richtet sich an KMU und bietet nebst Zeiterfassung ein integriertes Modul für Fakturierung und Personalverwaltung. Die Softwarelösung ist in der Schweiz verbreitet, bietet aber im Bereich Zeitauswertungen nur einen begrenzten Funktionsumfang.
Ein Überblick über Vorteile und Einsatzbereiche der einzelnen Softwarelösungen
Für Schweizer Softwarelösungen wie SwissWork Time, Abacus, Adequasys, Mobatime und Bexio gilt ein besonderes Plus: Ihre Konformität mit der Schweizer Gesetzgebung ist ein zentraler Vorteil für Unternehmen, die Wert auf lokale Anforderungen und verlässliche Regulierungstreue legen.
| Anbieter:in | Vorteile | Für welche Unternehmen? |
|---|---|---|
| Lucca | intuitive, modulare Tools für internationale Märkte | KMU & grosse Unternehmen |
| Eurécia | umfassende Arbeitszeit- und Aktivitätsverwaltung, ergonomisch und cloudbasiert | KMU, die ihre HR-Prozesse zentralisieren möchten |
| Factorial | umfassende und flexible HR-Plattform inklusive Zeiten, Ferien & Planung | europäische KMU |
| Kiwi HR | schnell implementierbares, preiswertes Tool für die Verwaltung von Arbeitszeiten und HR-Prozessen | KMU, die ein leicht zugängliches und einfach zu bedienendes HR-Tool suchen. |
| Kélio | vollständige und CH-konforme Zeit- und Aktivitätenerfassung | Unternehmen aller Grössen |
| SwissWork Time | Schweizer Softwarelösung, spezialisiert auf Zeiten und Projekte | Schweizer Unternehmen |
| Abacus Research | umfassende und flexible Schweizer Lösung, konform mit Gesamtarbeitsverträgen (GAV) | Schweizer Unternehmen aller Grössen |
| Adequasys | modulare HR-Plattform mit integrierter Verwaltung von Zeiten und Aktivitäten, passend für die spezifischen Bedürfnisse von Schweizer Unternehmen. | KMU, die flexible Lösungen suchen |
| Mobatime | Spezialisiertes Tool für die Verwaltung von Arbeitszeit, Einsatzplänen und Präsenzzeiten. | Grosse Unternehmen und Schweizer Industriebetriebe |
| Bexio | Schweizer All-in-one-Lösung für KMU (Faktura, Personalverwaltung) mit integrierten Modulen zur Arbeitszeiterfassung. | Kleinstunternehmen und KMU, die ein lokal verankertes, integriertes Tool suchen. |
Was ist eine Software für die Arbeitszeitverwaltung?
Eine Software für die Arbeitszeitverwaltung dient dazu, Arbeitszeiten, Absenzen und Präsenzzeiten zentral zu erfassen und auszuwerten. Sie bietet HR-Teams und Führungskräften eine vollständige Übersicht über alle relevanten Daten.
Eine solche Software ermöglicht unter anderem:
das Erfassen von Arbeitszeiten und Absenzen
die Verwaltung von Überstunden und Pausen
die Einhaltung der Schweizer Gesetzgebung
die Optimierung der Produktivität und Arbeitsorganisation
Wie funktioniert eine Software für die Arbeitszeitverwaltung?
Grundsätzlich vergleicht die Software den geplanten Einsatz mit den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten. Die Abweichungen entsprechen den variablen Lohnbestandteilen. Jede Software bietet eigene Funktionen. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Unternehmen und Branche.
Alle Softwarelösungen für die Arbeitszeitverwaltung verfügen über grundlegende Funktionen, darunter:
Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende sowie von allfälligen Verspätungen
Überstunden
Überzeit
Pausenzeiten
Absenzen und Ferien
Welche Software am besten geeignet ist, hängt davon ab, welche Funktionen Ihre spezifischen Anforderungen und Herausforderungen am besten abdecken.
Darüber hinaus bieten manche Lösungen erweiterte Funktionen wie:
Verwaltung mehrerer Standorte oder unterschiedlicher Gesamtarbeitsverträge
Zuweisung von Projekten und Erfassung der dafür geleisteten Stunden
physische oder virtuelle Stempeluhren
Verwaltung des Homeoffice-Anteils in der Schweiz
Schnittstellen und Integrationen zu anderen HR-Tools (Lohn, Spesen usw.)
Dashboards und Reporting-Funktionen
Welche Vorteile bietet eine Software für die Arbeitszeitverwaltung?
Eine Software zur Arbeitszeitverwaltung bringt Vorteile für HR-Teams, Führungskräfte und Mitarbeitende.
Einhaltung der Schweizer Gesetzgebung sicherstellen
Das Arbeitsrecht entwickelt sich laufend weiter, was die Administration zunehmend komplex macht. Eine Software unterstützt Unternehmen dabei, die Regeln des Schweizer Arbeitsrechts und die vertraglichen Besonderheiten korrekt abzubilden. Automatisierte Prozesse reduzieren Fehler deutlich und stellen sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden – ein wirksamer Schutz vor Sanktionen.
Effizienz im HR steigern
Die manuelle Verwaltung von Arbeitszeiten, Einsatzplänen, Stempelungen und Absenzen bindet viel Zeit. Mit einer spezialisierten Software lassen sich diese Aufgaben automatisieren. HR-Teams gewinnen dadurch wertvolle Zeit für strategischere Themen und steigern ihre Produktivität.
Steuerung des Tagesgeschäfts verbessern
Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle in der Einsatzplanung und Ressourcenverteilung. Eine Arbeitszeitsoftware bietet ihnen einen direkten Überblick über Verfügbarkeiten und Prioritäten. Durch Exportfunktionen, Reporting und individuell konfigurierbare Dashboards können sie ihre Teams effizienter und vorausschauender steuern.
Analysen erleichtern
Neben der Planung liefert eine Software wichtige Kennzahlen, zum Beispiel zu Absenzen, Überstunden oder zur Verteilung der Arbeitszeit pro Projekt oder Kund:in. Diese Daten unterstützen Unternehmen dabei, Prozesse zu optimieren und fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.
Die Employee Experience verbessern
Eine Softwarelösung für die präzise Arbeitszeitverwaltung verringert Fehler und Unklarheiten – ein Plus für eine faire und transparente HR-Praxis. Gleichzeitig sorgt die Automatisierung für mehr Übersicht und Eigenständigkeit der Mitarbeitenden, was ihre Erfahrung im Unternehmen verbessert.
Die Automatisierung und Digitalisierung der Arbeitszeitverwaltung bringt für alle Beteiligten Zeit- und Effizienzgewinne. Sie steigert insbesondere die Produktivität der HR-Teams, da sie sich stärker auf Projekte mit höherem Mehrwert konzentrieren können und damit die Employee Experience im Unternehmen nachhaltig verbessern.
Sie möchten die Arbeitszeitorganisation gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden weiterentwickeln? Unser Memo zeigt, worauf es in der Praxis ankommt.
