Logiciel de gestion des frais généraux La fin de la zone grise dans votre processus d’achats

Avec Cleemy Achats vous contrôlez toutes les étapes de vos achats : engagement de dépense, factures, livraisons, litiges et paiements.

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Traquez les dépenses non autorisées

Chaque engagement de dépense approuvé se traduit par des factures à recevoir. Cleemy Achats vous permet de gérer sereinement la réception de vos factures.

Orchestrez votre processus d’achat

Cleemy Achats coordonne les collaborateurs, approbateurs et comptables pour un processus mieux organisé et surtout mieux contrôlé. Adieu la chasse au « bon à payer ».

Rapprochez et gérer les écarts

Factures, livraisons et paiements sont comparés à ce qui était attendu. Cleemy Achats vous guide pour régulariser les écarts ou gérer les litiges.

Anticipez vos achats plutôt que de les subir

Demande d’achat

Le processus commence lorsqu’un collaborateur fait une demande d’achat, qui sera soumise à un circuit d’approbation.

Abonnements

Cleemy vous permet de suivre le coût des abonnements sur la période d’engagement et de détecter rapidement une consommation qui s’emballe.

Suivi des factures

Le comptable est la pièce maîtresse d’une bonne gestion des achats. Cleemy lui donne une vision d’ensemble sur les factures à venir, en retard ou en attente d’approbation.

Bon à payer

L’acheteur sait si l’achat s’est déroulé comme prévu. Il confirme les livraisons et donne son aval aux factures… Tant que leur montant reste dans les clous.

Écarts et litiges

En cas d’écart avec le prévisionnel, Cleemy vous guide : faut-il demander une extension à un responsable, récupérer un avoir, lisser avec une prochaine facture d’abonnement ?

Paiements

Préparez vos paiements, pointez les pièces comptables réglées et consignez les paiements à la commande.

Demande d’achat Abonnements Suivi des factures Bon à payer Écarts et litiges Paiements

« Cleemy Achats va nous permettre d'avoir au même endroit nos demandes d'achats, leur approbation et la validation de leurs paiements par les personnes concernées. Adieu le tableau Excel et les liens, qui fonctionnent une fois sur deux, vers les factures, bonjour la traçabilité et le gain de temps. »

– Laurence Voirin, Office Manager chez Vocaza

La gestion des achats ne se limite pas à la dématérialisation des factures et au paiement

Cleemy Procurement allows an end-to-end management of the purchasing process

Les achats sont une problématique de gestion complexe. Il faut orchestrer le suivi des factures, les réceptions, les budgets, la mise en paiement, la comptabilité… Il est difficile d’en traiter toutes les facettes dans un logiciel sans tomber dans l’usine à gaz.

C’est pour cela que la plupart des solutions destinées aux PME et ETI se concentrent sur le traitement des pièces comptables aux dépens du rapprochement et du contrôle des écarts entre prévisionnel et réalisé.

Cleemy Achats applique la rigueur comptable à la gestion du processus d’achat, de la demande à la livraison, en passant par les avoirs, les paiements, taxes, litiges… Cette approche garantit une piste d’audit fiable sur tout le processus, ainsi qu’une intégration fluide des données dans votre logiciel de comptabilité

Sans Purchase To Pay, point de salut

Comme dit l’adage : gérer, c’est prévoir

Pour prévoir, il faut systématiser les demandes d’engagement de dépense. Si vous vous contentez de traiter les factures entrantes, vos prévisions ne seront guère fiables.

C’est particulièrement vrai pour les achats récurrents, qui vous engagent sur la durée : forfaits téléphoniques, loyers, abonnements SaaS…

Encore faut-il vérifier que le réel colle avec vos prévisions : Cleemy Achats centralise l’information et fait intervenir vos collaborateurs tout au long du processus pour s’en assurer.

Le suivi des achats n’est plus un jeu de piste

Trouver le commanditaire d’un achat, s’assurer d’une livraison, obtenir un bon à payer… Cleemy Achats vous épargne ces tracas de la comptabilité fournisseurs.

Les acheteurs sont notifiés automatiquement lorsqu’ils doivent valider un bon à payer, rectifier un écart ou réclamer un budget complémentaire…

Cleemy Achats expose les factures à venir, en retard ou en attente de confirmation et vous aide à relancer les retardataires.

Adieu les décaissements surprises

Impossible de donner le bon à payer d’une facture dans Cleemy Achats si son montant ne concorde pas avec l’engagement de dépense. Il en va de même si la réception n’est pas conforme.

Les écarts doivent être autorisés par un responsable ou régularisés par un avoir. Différentes options sont proposées aux utilisateurs pour traiter les litiges.

Les responsabilités des collaborateurs dans le processus d’achat sont claires et ségréguées.

Natacha n'attacha pas sa preuve d'achat, Sacha se fâcha et acheta Cleemy Achats.

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