Comment bien rédiger un cahier des charges SIRH ?

Pour toute entreprise en quête d’efficacité, la digitalisation des processus est incontournable. Mettre en place une solution SIRH fait partie des pistes nécessaires à cet effet. Toutefois, avant de mettre en place cet outil au sein de votre société, rédiger un cahier des charges SIRH est un préalable indispensable.

Ce document permet de spécifier les attentes de l’entreprise et l’aider à choisir son SIRH. Découvrez dans cet article comment bien le rédiger.

Pourquoi rédiger un cahier des charges SIRH ?

Un SIRH est un outil digital destiné à optimiser la gestion des ressources humaines dans une entreprise. Avant son déploiement, il est essentiel de rédiger un cahier des charges. Sa rédaction permet de répondre à différentes finalités :

Définir les besoins de l’entreprise

Avant de mettre en œuvre le projet SIRH, un audit RH s’impose. Réalisé par les responsables RH, il permet de faire un état des lieux des outils RH actuels et de leurs insuffisances.

Cette étape permet de définir les besoins et attentes concernant la solution à déployer. Ce document contractuel sert de feuille de route pour la mise en place du projet SIRH au sein de votre entreprise. Il est destiné à formaliser les besoins, les ressources et les enjeux pour l’entreprise.

Comparer les solutions SIRH

Le cahier des charges SIRH est un document de pilotage qui s’adresse aux différents prestataires. Il permet également d’évaluer et de comparer les différentes solutions disponibles sur le marché.

Garantir la réussite du projet SIRH

La rédaction du cahier des charges est une première étape indispensable pour adopter un outil personnalisé et adapté.

En effet, ce document permet de faire connaître les objectifs et les attentes aux différents acteurs du projet.

Pour faire simple, le cahier des charges SIRH permet donc à l’éditeur d’outil de comprendre les attentes de l’entreprise. Une telle compréhension est essentielle afin de mettre sur pied un outil personnalisé et sur-mesure. Le cahier des charges va servir d’outil de pilotage tout au long de la création de l’outil.

Assurer la pérennité du SIRH

Plus le document sera détaillé et complet, plus la solution qui en découle sera adaptée à vos besoins. Elle sera donc d’autant plus efficace et pérenne. Le cahier des charges doit ainsi être rédigé avec soin de manière à intégrer toutes les informations techniques nécessaires.

D’ailleurs, il peut être actualisé au fur et à mesure de l’évolution des besoins de l’entreprise. C’est donc un outil évolutif. De plus, un document complet et renseigné permettra d’éviter tout malentendu et des éventuels litiges à l’avenir avec le prestataire.

Comment bien rédiger son cahier des charges ?

Le cahier des charges SIRH doit contenir les informations suivantes :


Clarifier le périmètre du projet

Déterminez les processus RH à digitaliser, en précisant :

  • les effectifs,
  • l’équipe projet,
  • le fonctionnement actuel des RH.

Un périmètre clairement défini établit la base de votre projet SIRH et oriente l’éditeur vers vos besoins spécifiques.


Détailler les besoins fonctionnels et techniques

Identifiez les fonctionnalités requises pour améliorer la gestion RH. Incluez les spécifications techniques et infrastructures adaptées aux compétences de vos équipes. Cela assure une transition en douceur vers la digitalisation et un accompagnement au changement de SIRH pour vos collaborateurs.


Cibler les utilisateurs

Décrivez les futurs utilisateurs du SIRH, leurs rôles et exigences. Cette démarche permet de concevoir un système répondant à leurs besoins spécifiques.


Budgétiser de façon réaliste

Le prix d’un SIRH représente un réel investissement, donc établissez un budget précis, en tenant compte des coûts d’acquisition et de mise en œuvre. Un budget clair évite les surprises et guide les discussions avec les fournisseurs.


Planifier le déploiement

Définissez un calendrier détaillé, incluant toutes les phases du projet. Cela permet de suivre l’avancement et de s’assurer du respect des échéances.

Respecter les normes légales


Détaillez les normes légales et réglementaires pertinentes pour le SIRH dans votre cahier des charges. Cela inclut le respect de la Nouvelle loi sur la protection de données (nLPD) et d’autres réglementations spécifiques à votre secteur.


Communiquer et impliquer l’équipe

Établissez comment la communication sera effectuée tout au long du projet SIRH dans le cahier des charges.

Précisez qui sera responsable de la communication avec les fournisseurs, comment les avancées du projet seront partagées entre les parties prenantes.

Exemple de cahier des charges SIRH

Voici un modèle de cahier des charges SIRH que vous pouvez adoptez pour votre entreprise :

1. Introduction

  • Contexte et objectifs du projet
  • Présentation de l’entreprise
  • Vue d’ensemble du projet SIRH

2. Analyse des besoins actuels

  • Situation actuelle des systèmes RH
  • Identification des besoins d’amélioration

3. Périmètre du projet

  • Processus RH à digitaliser
  • Portée fonctionnelle et limites du projet

4. Objectifs du projet SIRH

  • Buts stratégiques et opérationnels
  • Avantages attendus
  • Critères de réussite

5. Exigences fonctionnelles

  • Gestion des employés (dossiers, absences, congés)
  • Administration de la paie
  • Gestion des talents (recrutement, formation, évaluation)
  • Rapports et analyses RH

6. Exigences techniques

  • Infrastructure et technologie nécessaires
  • Sécurité des données et conformité
  • Intégration et migration des données
  • Support et maintenance
  • Intégration avec d’autres systèmes

7. Plan de mise en œuvre

  • Étapes clés et calendrier du projet
  • Allocation des ressources
  • Gestion des risques

8. Critères de sélection des fournisseurs

  • Critères d’évaluation
  • Processus de sélection

9. Budget et financement

  • Estimation des coûts
  • Budget disponible
  • Plan de financement

10. Annexes

  • Modèles de documents
  • Références légales