“Dois-je organiser des entretiens individuels chaque année ? Que dois-je y aborder ? Comment structurer l’échange sans en faire une simple formalité ?” Pour les RH et les managers en Suisse, l’entretien individuel soulève souvent plus de questions qu’il n’apporte de réponses. Entre obligations, conseils pratiques et logiciel entretien : tout ce qu’il faut pour mener des entretiens individuels utiles et bien préparés.
À retenir :
- En Suisse, l’entretien individuel n’est pas imposé par la loi, mais reste un outil RH précieux pour renforcer le dialogue et l’engagement des collaborateurs.
- Pour être utile, il doit s’appuyer sur une trame claire, abordant à la fois les résultats, les compétences, le bien-être et les perspectives d’évolution.
- La posture du manager fait toute la différence : ouverture, écoute active et co-construction sont les clés d’un échange réussi.
- L’usage d’un logiciel d’entretien permet de structurer la démarche, d’en faciliter le suivi et de capitaliser sur les données recueillies.
Qu’est-ce qu’un entretien individuel ?
Qu’est-ce qu’un entretien individuel ?
Appelé aussi entretien annuel ou entretien d’évaluation, l’entretien individuel est un rendez-vous entre manager et collaborateur permettant d’effectuer une rétrospective de l’année écoulée. Concrètement, il s’agit d’évaluer les résultats et performances du salarié, de définir ses objectifs à atteindre pour l’année prochaine et de discuter de son évolution professionnelle.
En pratique, cet échange peut être mené à différentes fréquences : annuel, semestriel, voire trimestriel.
Les objectifs de l’entretien individuel
L’entretien individuel poursuit plusieurs objectifs, autant pour le collaborateur que pour le manager ou les RH.
- Faire le bilan de l’année écoulée : missions réalisées, résultats obtenus, difficultés rencontrées ;
- Évaluer les compétences : techniques, comportementales, relationnelles et identifier les points de progression ;
- Fixer les objectifs pour la période à venir, en lien avec la stratégie de l’entreprise ;
- Recueillir les attentes du collaborateur en matière d’évolution professionnelle, de formation, de conditions de travail ;
- Renforcer le lien entre le salarié et son manager, en instaurant un espace d’écoute et de reconnaissance.
Vous l’aurez compris, lorsqu’il est bien mené, l’entretien individuel devient bien plus qu’un simple moment d’évaluation : c’est un levier d’engagement, un outil de management et un pilier de la stratégie RH.
Cadre légal et obligations concernant l’entretien individuel en Suisse
Absence d’obligation légale générale
En Suisse, aucun texte de loi n’oblige les entreprises à organiser des entretiens individuels. Cela ne signifie pas pour autant qu’ils sont inutiles, sans intérêt.
En effet, conformément au Code des obligations l’employeur a un devoir de sollicitude envers ses collaborateurs. En clair ? Il doit veiller à leur santé, leur sécurité, mais aussi à leur développement professionnel. Or, un entretien individuel permet justement d’aborder ces sujets : qualité de vie au travail, charge de travail, besoins en formation, aspirations d’évolution…
C’est pourquoi, même en l’absence d’une obligation stricte, de nombreuses entreprises suisses ont mis en place des entretiens annuels.
Conventions collectives de travail (CCT)
S’il n’existe aucune obligation légale, certaines conventions collectives de travail peuvent encadrer l’entretien annuel d’évaluation en Suisse en prévoyant des dispositions spécifiques de forme et de fond. Par exemple, la CCT de la Société suisse de radiodiffusion et télévision prévoit « au moins un entretien annuel avec son/sa supérieur.e direct.e ». D’autres peuvent simplement recommander la tenue d’entretiens réguliers.
Certaines conventions collectives vont plus loin. Elles peuvent définir les thèmes à aborder lors de l’entretien one to one (objectifs, évaluation des tâches, développement professionnel, etc.), les modalités pratiques (format du compte rendu, signature des parties, etc.) et parfois même les suites à donner à l’entretien (recours, plan d’action).
Avant de lancer une campagne d’entretiens individuels ou de revoir vos pratiques existantes, vérifiez les éventuelles obligations contenues dans votre CCT de branche ou d’entreprise.
Bonnes pratiques pour mener un entretien individuel efficace
Structurer la trame d’entretien individuel par thématiques
Pour analyser objectivement l’année écoulée, mieux vaut organiser l’entretien en rubriques claires : atteinte des objectifs, performance, compétences mobilisées, bien-être au travail…
Pourquoi ? Parce que notre mémoire a tendance à survaloriser les événements les plus récents. Si un objectif du dernier trimestre n’a pas été atteint, le manager pourrait inconsciemment en faire une généralité, au détriment du reste de l’année. C’est ce qu’on appelle le biais de disponibilité.
S’appuyer sur une trame structurée permet de garder une évaluation factuelle, en lien avec les objectifs fixés lors du dernier entretien, mais aussi de tenir compte du contexte dans lequel ces résultats ont été atteints.
Adopter la bonne posture managériale
Pour que le collaborateur se sente à l’aise, écouté et impliqué, le manager doit adopter une posture d’ouverture : poser des questions ouvertes et fermées, écouter activement, reformuler si besoin, et surtout, ne pas monopoliser la parole. En laissant de la place à l’expression du collaborateur, on encourage un dialogue plus sincère et on renforce la relation de confiance. C’est dans cet espace que peuvent émerger des idées d’évolution, des demandes de formation ou tout simplement un besoin d’ajustement dans l’organisation du travail.
Encourager l’auto-évaluation
En amont de l’échange, proposer une grille d’auto-évaluation permet au collaborateur de prendre du recul sur son année en faisant le point sur ses réussites, ses difficultés et ses besoins. Ainsi, il arrive en entretien avec une posture proactive et engagée qui vont nourrir les échanges et montrer que l’entretien est utile.
Intégrer du feedback des pairs
En intégrant des retours de collègues, de clients internes ou externes, on enrichit la vision de la performance. C’est une démarche constructive pour le salarié qui prend conscience de ses forces et de ses axes de progrès. Et c’est aussi un levier d’objectivité pour le manager.
S’équiper d’un outil digital adapté
Un bon outil de gestion des entretiens fait gagner du temps à tous : envoi automatique des convocations, trame personnalisable, historique des échanges, suivi des objectifs… Il fluidifie l’organisation, structure les échanges et facilite la prise de décision RH. Surtout, il permet de capitaliser sur les données recueillies pour améliorer la stratégie RH et le pilotage des talents.
Exemples de trame d’entretien individuel
Voici quelques exemples de rubriques à intégrer, à adapter selon la culture de l’entreprise, le poste du collaborateur et les objectifs poursuivis.
1. Bilan de l’année écoulée
Objectifs fixés lors du dernier entretien : ont-ils été atteints ? Si non,pourquoi ?
Réalisations principales : réussites, projets menés, missions clés.
Difficultés rencontrées : freins, obstacles, points d’alerte.
2. Évaluation des compétences
Compétences techniques : maîtrise, évolution, mises en pratique concrètes.
Compétences comportementales : communication, gestion du temps, esprit d’équipe…
Points forts à valoriser / axes de progression à accompagner.
3. Ressenti et bien-être au travail
Niveau de motivation et d’engagement.
Équilibre vie professionnelle / personnelle.
Relations avec l’équipe et le management.
4. Besoins en formation ou en accompagnement
Thématiques sur lesquelles le collaborateur souhaite monter en compétences.
Modalités souhaitées : formation interne, externe, mentoring, etc.
Liens avec le poste actuel ou une future évolution.
5. Perspectives et objectifs pour l’année à venir
Objectifs à court et moyen terme (avec des critères de succès définis).
Projets à venir ou missions nouvelles.
Attentes vis-à-vis du manager ou de l’entreprise.
6. Expression libre du collaborateur
Propositions d’amélioration du fonctionnement, des process, de l’organisation.
Souhaits d’évolution, de mobilité, d’aménagements.
Feedback sur l’entreprise, la culture, la stratégie, etc.
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