Selon une étude relayée par Parlons RH, un bon processus d’onboarding permet d’augmenter la rétention des salariés de 82 %. Dans un contexte professionnel où les modèles hybrides se généralisent et où les attentes des collaborateurs évoluent, l’onboarding digital s’impose comme une réponse stratégique aux enjeux de rétention.
Qu’est-ce qu’un onboarding digital et comment se servir du numérique pour transformer l’arrivée dans l’entreprise en une véritable expérience ? Lucca répond à toutes vos questions.
À retenir :
- Un onboarding digital bien structuré favorise l’engagement, l’autonomie et la rétention des talents dès les premiers jours.
- Des outils numériques adaptés permettent de centraliser les informations, de suivre l’intégration en temps réel et de gagner un temps précieux pour les RH et managers.
Au-delà de la logistique, l’onboarding digital reflète la culture et les valeurs de l’entreprise, tout en créant une expérience collaborateur cohérente et engageante.
Qu’est-ce qu’un onboarding digital ? Définition.
L’onboarding digital désigne l’ensemble des processus et des outils numériques utilisés pour accompagner les nouvelles recrues dans leur prise de poste.
Cette approche remplace ou complète les méthodes d’intégration traditionnelles en capitalisant sur les nouvelles technologies :
- plateformes RH ;
- modules de formation en ligne ;
- vidéos de présentation ;
- checklists interactives ;
- sessions de gamification.
L’onboarding digital ne s’oppose pas au présentiel : il enrichit l’expérience du collaborateur, quel que soit le lieu ou le poste de travail (présentiel, télétravail ou modèle hybride).
Bon à savoir : c’est un outil de gestion RH pertinent dans un contexte où l’agilité, la transparence et la fluidité des parcours collaborateurs deviennent des impératifs.
Quel est l’intérêt de l’onboarding digital pour des salariés suisses ?
En Suisse, l’écosystème professionnel est marqué par une forte diversité linguistique, une culture d’entreprise exigeante et un cadre légal strict en matière de protection des données.
De ce fait, l’onboarding digital présente plusieurs avantages pour les entreprises suisses :
- suivi et pilotage facilités : grâce aux outils digitaux, les RH et les managers peuvent suivre l’avancement de chaque parcours d’intégration (tâches complétées, modules suivis, feedbacks reçus, etc.) et réagir en cas de blocage ;
- adaptabilité au multilinguisme : le parcours d’intégration peut être personnalisé en fonction de la langue de préférence du collaborateur (français, allemand, italien, anglais par exemple) ;
- uniformisation des processus : le digital garantit une intégration cohérente pour tous les collaborateurs, même dans une organisation répartie entre plusieurs cantons ou pays ;
- valorisation de la culture d’entreprise : des contenus immersifs (vidéos, témoignages, quiz, etc.) permettent d’illustrer les valeurs, les missions et les pratiques spécifiques à l’entreprise, et de les transmettre dès les premiers jours ;
- centralisation des informations : un onboarding digital permet de regrouper tous les documents, informations pratiques, accès et contenus RH en un seul endroit ;
- gain de temps pour les RH : automatiser les étapes répétitives (envoi de documents, relances, etc.) libère un temps précieux, nécessaire pour se concentrer sur les échanges humains.
Le digital devient un vecteur d’inclusion, de transparence et d’engagement, des éléments clés pour fidéliser les talents sur le long terme.
Bon à savoir : grâce au chiffrement des documents et à l’utilisation de solutions RH certifiées, l’onboarding digital respecte la Loi fédérale sur la protection des données (LPD).
Les étapes clés d’un onboarding digital réussi
L’onboarding digital ne se limite pas à transmettre des informations pratiques : il construit un lien durable entre le collaborateur et l’entreprise. Pour cela, chaque étape de ce processus doit être pensée pour favoriser l’engagement, la compréhension de la culture d’entreprise et l’autonomie.
Préparer l’arrivée du salarié avant le jour J
L’efficacité de l’onboarding se joue en grande partie en amont. Dès la signature du contrat, les RH doivent anticiper les étapes clés :
- préparer le matériel (ordinateur, accès logiciels) et organiser sa livraison ;
- transmettre un kit de bienvenue pour marquer positivement les premiers échanges ;
- mettre en place un espace digital avec documents à compléter et ressources à consulter ;
- informer l’équipe de l’arrivée du nouvel employé et planifier ses premiers échanges.
Structurer le parcours sur les premières semaines
Durant les premières semaines de l’intégration, le parcours doit être clair, interactif et progressif :
- formation aux outils internes (messagerie, plateforme de gestion, intranet, etc.) ;
- présentation des missions, des objectifs et du rôle dans l’équipe ;
- découverte des départements via des rencontres virtuelles ou en présentiel ;
- quiz ou modules de gamification pour renforcer la mémorisation des informations clés.
Bon à savoir : l’usage de contenus visuels (infographies, tutoriels, présentations vidéo) rend les informations plus digestes et le parcours plus dynamique.
Suivre et évaluer l’intégration
Il est indispensable de mesurer régulièrement l’évolution et le ressenti du collaborateur pour garantir l’efficacité de l’onboarding digital. Le suivi doit être régulier :
- entretiens hebdomadaires avec le manager pour faire le point sur l’expérience vécue ;
- envoi de questionnaires ou de rapports d’étonnement pour recueillir les impressions du salarié ;
- suivi des objectifs définis dans le plan d’intégration ;
- bilan à mi-parcours de la période d’essai pour faire le point sur l’intégration, les difficultés rencontrées et les perspectives à venir.
Le pilotage de l’onboarding par le manager évite les décrochages précoces et renforce l’engagement dès les premiers mois.
Créer du lien
L’onboarding digital ne doit pas se limiter aux aspects techniques ou administratifs. L’intégration humaine est tout aussi importante, même à distance.
Pour cela, il est possible de :
- nommer un parrain pour accompagner la recrue au quotidien ;
- organiser des points virtuels, des sessions d’échange informelles ou des repas d’équipe en ligne ;
- créer des canaux de discussion dédiés pour les nouveaux arrivants, afin de renforcer le sentiment d’appartenance.
Ces interactions permettent de rompre l’isolement qui est souvent ressenti en télétravail et facilitent l’appropriation de la culture d’entreprise.
Loin d’être un simple outil logistique, l’onboarding digital reflète vos pratiques managériales, vos valeurs et la manière dont vous considérez vos collaborateurs dès le premier jour.
Loin d’être un simple outil logistique, l’onboarding digital reflète vos pratiques managériales, vos valeurs et la manière dont vous considérez vos collaborateurs dès le premier jour.
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