Compétences en doublon, savoir-faire non utilisés, formations mal ciblées… Sans outils adaptés, la gestion des compétences devient vite inefficace.
À l’inverse, des outils bien choisis permettent de structurer les données, d’identifier les manques, et d’anticiper les évolutions. Bref, de transformer la gestion des compétences en véritable levier RH.
À retenir :
- Utilisez des outils adaptés pour structurer la gestion des compétences et éviter les formations inutiles.
- Mettez en place une cartographie des compétences pour savoir précisément qui sait faire quoi dans l’entreprise.
- Appuyez-vous sur un référentiel pour chaque poste afin de fixer des repères partagés et pilotables.
- Réalisez régulièrement des entretiens professionnels pour croiser les besoins des collaborateurs et les priorités de l’entreprise.
- Déployez un plan de développement des compétences pour transformer les besoins identifiés en actions concrètes.
- Proposez des bilans de compétences aux collaborateurs en quête de sens, de mobilité ou de réorientation.
- Optez pour un logiciel de gestion des compétences pour centraliser les données, suivre les évolutions et mieux piloter.
- Adaptez vos outils au contexte suisse : multilinguisme, conventions collectives, différences cantonales.
- Impliquez les managers dans le processus pour garantir la pertinence des données et encourager l’appropriation.
Pourquoi utiliser des outils pour la gestion des compétences ?
Même les meilleurs profils ont besoin d’un pilotage précis des compétences pour évoluer dans la bonne direction. Il faut identifier quelles compétences ils maîtrisent réellement en interne, lesquelles doivent être développées, et comment accompagner cette évolution. Sans outils adaptés, il devient difficile de piloter ces enjeux.
Des outils pour la gestion des compétences permettent :
- d’avoir une vision claire des savoir-faire disponibles, individuels ou collectifs ;
- d’identifier les écarts entre les compétences actuelles et celles à acquérir, en fonction des objectifs de l’entreprise ;
- de faciliter la mobilité interne, en rendant visibles les passerelles possibles entre métiers ;
- de mieux cibler les formations, en fonction des vrais besoins ;
- de renforcer l’engagement, car les collaborateurs se sentent accompagnés et soutenus dans leur évolution.
Ces outils sont également indispensables pour structurer des processus RH comme la formation, la mobilité, ou la GPEC. Et à l’heure où les métiers évoluent vite, ils permettent d’adapter les parcours professionnels à la réalité du terrain.
Les outils essentiels de la gestion des compétences
Il existe plusieurs types d’outils complémentaires pour gérer efficacement les compétences en entreprise. Voici les principaux, expliqués de façon claire et concrète.
La cartographie des compétences
La cartographie permet de visualiser les compétences disponibles dans l’entreprise : qui sait faire quoi, et à quel niveau. Cet outil permet d’identifier les compétences réellement mobilisables et de repérer les écarts à combler. En croisant les compétences attendues avec celles effectivement maîtrisées, on obtient une base fiable pour orienter les actions de formation ou de recrutement.
Certaines entreprises utilisent des matrices, des visualisations ou des outils numériques pour rendre ces cartographies exploitables par les RH, les managers et même les collaborateurs eux-mêmes.
Les référentiels de compétences
Un référentiel sert à formaliser les compétences attendues par poste ou par fonction. Il définit des niveaux de maîtrise, donne des exemples, et offre un socle commun à l’ensemble des collaborateurs. Il peut être utilisé lors des entretiens, des évaluations ou pour bâtir un plan de formation.
Construire un référentiel de compétences repose sur une méthode structurée, avec des étapes précises. Tout l’enjeu consiste à savoir comment construire un référentiel de compétences aligné sur les besoins réels de l’entreprise.
Les entretiens professionnels
Souvent perçus comme une obligation, les entretiens professionnels sont en réalité un excellent outil d’écoute et de projection. Ils permettent d’évaluer les compétences actuelles, de discuter des envies d’évolution, et d’identifier les besoins en développement.
C’est aussi un moment pour croiser les attentes du salarié avec les priorités de l’entreprise, et nourrir la cartographie et les plans de développement.
Les plans de développement des compétences
Une fois les besoins identifiés, il faut les traduire en actions concrètes : formations, accompagnement, projets internes… C’est le rôle du plan de développement des compétences. Il donne de la visibilité, fixe un cadre et permet de suivre les progrès.
Un bon plan doit être cohérent avec les objectifs stratégiques, réaliste dans son déploiement, et suffisamment souple pour évoluer.
Les bilans de compétences
Le bilan est un outil à la fois RH et individuel. Il aide le collaborateur à faire le point sur son parcours, ses forces, ses envies, et à envisager de nouvelles perspectives. C’est un levier utile en cas de mobilité, de réorientation ou simplement pour redonner du sens à un poste.
Les logiciels de gestion des compétences : quelle utilité ?
Au-delà des outils « papier » ou Excel, de plus en plus d’entreprises optent pour des solutions logicielles dédiées à la gestion des compétences. Ils permettent :
- une centralisation des données : toutes les compétences, référentiels, évaluations, formations sont regroupées au même endroit ;
- une mise à jour en temps réel des évolutions (mobilité, nouvelles compétences acquises, etc.) ;
- des tableaux de bord dynamiques, utiles pour piloter les plans de développement ;
- des analyses croisées pour détecter des tendances (sous-exploitation, besoins récurrents, etc.) ;
- une interface RH/manager/salarié fluide pour suivre les entretiens, valider les acquis, ou exprimer des souhaits d’évolution.
Certains logiciels vont encore plus loin avec des fonctionnalités de matching, de simulation de parcours ou d’intégration avec les outils de formation (LMS, plateformes e-learning…).
Les spécificités suisses dans la gestion des compétences
La gestion des compétences en Suisse présente plusieurs particularités liées au contexte local.
- Le multilinguisme et la diversité culturelle : avec quatre langues nationales, la Suisse impose souvent d’adapter les outils de gestion des compétences aux contextes linguistiques. Cela impacte la communication, les entretiens, et parfois les référentiels eux-mêmes.
- Les particularités cantonales et les CCT (conventions collectives de travail) : certaines compétences requises ou formations obligatoires peuvent dépendre des conventions collectives de travail ou des politiques cantonales. Il faut donc adapter les outils en tenant compte du droit local.
- La conformité avec les règles suisses : la formation professionnelle continue est fortement encouragée, notamment via les programmes de formation duale. Les outils doivent intégrer cette logique et faciliter le lien avec les institutions de formation (écoles, OFPC, etc.).
En somme, un outil efficace en Suisse est souple, multilingue et adapté au terrain.
Les bonnes pratiques pour optimiser la gestion des compétences en entreprise
Voici 5 conseils pour tirer le meilleur des outils présentés :
- partir des besoins métiers : les outils ne servent à rien s’ils ne sont pas reliés aux réalités opérationnelles ;
- impliquer les managers : ils sont au plus près du terrain et peuvent valider la pertinence des compétences identifiées ;
- simplifier au maximum : un bon outil est un outil mis à profit. Une grille simple vaut mieux qu’un référentiel complexe et inutilisable en pratique ;
- mettre à jour régulièrement : les métiers évoluent vite. Vos outils doivent suivre ;
- former les RH et les managers à l’utilisation des outils : sans accompagnement, même le meilleur logiciel reste inutilisé ;
Ainsi, bien choisis et bien utilisés, les outils de gestion des compétences permettent de structurer les parcours, d’anticiper les besoins, et d’aligner les évolutions individuelles avec la stratégie de l’entreprise. Ce n’est pas une question de technologie, mais de clarté, de méthode et d’implication des bons acteurs.
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