L’automatisation de la gestion du temps de travail permet non seulement de gagner du temps mais aussi de réduire les erreurs humaines et d’assurer la conformité légale. Toutefois, la mise en place d’un système de gestion des temps efficace peut sembler complexe, surtout face à la diversité des options disponibles.
Un bon système doit être intuitif et s’adapter aux spécificités de l’entreprise. Alors comment trouver le bon système et quelles sont les étapes clés pour le déployer au sein de votre entreprise ?
Qu’est-ce qu’un système de gestion du temps de travail ?
Un système de gestion du temps de travail est un ensemble de processus, outils et logiciels permettant aux entreprises de suivre, planifier et optimiser le temps de travail de leurs employés. Il vise à automatiser les tâches liées à la gestion des horaires, des absences, et des ressources humaines, tout en garantissant la conformité avec les lois du travail.
Il comprend notamment :
- le suivi des horaires : pointage (badges, biométrie, application mobile), saisie manuelle ou automatique des heures travaillées ;
- la gestion des absences et des congés : demandes, validations et suivi des soldes de congés ;
- la planification : gestion des plannings, rotations et affectations de tâches ;
- le calcul des heures supplémentaires et de la paie : prise en compte des majorations et des règles légales ;
- l’analyse et le reporting : indicateurs sur l’absentéisme, la productivité et le respect des temps de travail.
Il existe plusieurs systèmes de gestion du temps de travail, chacun a ses avantages et ses limites en fonction des besoins de l’entreprise.
Les meilleurs systèmes de gestion du temps de travail
Le format papier
Bien que traditionnel, le format papier reste encore utilisé dans certaines entreprises pour le suivi des horaires et des absences via des fiches de pointage ou des plannings imprimés. Cependant, cette méthode présente des inconvénients majeurs : elle est chronophage, sujette aux erreurs humaines et rend difficile la gestion à grande échelle.
Les tableaux Excel
Les tableaux Excel offrent une alternative plus flexible, permettant d’automatiser certains calculs et d’organiser les plannings plus efficacement. Cependant, ils nécessitent une mise à jour manuelle et deviennent rapidement complexes à gérer, notamment pour les grandes entreprises. En outre, les erreurs humaines liées aux saisies manuelles ou aux formules complexes sont fréquentes.
Les outils de gestion dédiés
Les logiciels de gestion du temps de travail apportent une solution complète et automatisée, intégrant le suivi des temps, la gestion des congés et la planification des équipes. Ces logiciels offrent une meilleure fiabilité, un gain de temps considérable et une conformité renforcée avec la législation du travail. Ils peuvent être intégrés à un SIRH pour une gestion encore plus fluide des ressources humaines.
Les logiciels spécialisés permettent également d’ajuster la gestion en fonction de la taille de l’entreprise, des horaires flexibles, du télétravail ou des spécificités sectorielles.
Face à la diversité et la pluralité des outils, le choix du meilleur système de gestion du temps peut s’avérer fastidieux car il nécessite une analyse minutieuse des besoins de l’entreprise et des fonctionnalités proposées.
Comment trouver le bon système pour son entreprise ?
Voici une méthode en 4 étapes pour définir le meilleur système pour votre organisation :
Analyser ses besoins
Pour sélectionner la solution qui correspond le mieux à vos attentes, il est essentiel d’identifier les spécificités de votre entreprise.
- Taille de l’entreprise et nombre de salariés : un système adapté à une PME ne sera pas forcément le même qu’un système pour une multinationale ;
- Type d’organisation : horaires fixes, flexibles, travail en équipe, télétravail. Chaque organisation a des besoins spécifiques en termes de gestion du temps ;
- Nombre de sites : l’entreprise est-elle mono-site ou a-t-elle plusieurs établissements ? La gestion du temps devra être adaptée en fonction de la répartition géographique et des besoins spécifiques de chaque site ;
- Entreprise à l’international : l’entreprise doit-elle se conformer uniquement à la réglementation française ou doit-elle également tenir compte des exigences internationales ?
Comparer les options disponibles
Il existe trois grandes catégories de systèmes.
- Le format papier ou excel : adapté aux petites structures, il est limité en termes d’automatisation et de fiabilité et ne conviendra pas au-delà d’un certain nombre de salariés dans l’entreprise ;
- Les logiciels spécialisés : ils permettent d’optimiser la gestion grâce à des options d’automatisation, de reporting avancé, et d’intégration avec la paie ;
- Les solutions intégrées aux SIRH : idéales pour les grandes entreprises qui souhaitent une gestion des ressources humaines centralisée.
Choisir le meilleur outil
6 critères permettent de sélectionner le logiciel de GTA le mieux adapté à votre structure :
- L’adéquation à vos besoins : taille de l’entreprise, nombre de salariés, modèles de travail, contraintes légales et conventions collectives spécifiques.
- Le type d’hébergement : logiciel SaaS ou hébergé sur les serveurs de l’entreprise ?
- Les fonctionnalités plus ou moins avancées, selon le paramétrage que vous souhaitez.
- Le budget : coût d’achat unique, licence annuelle, tarif en fonction du nombre d’utilisateurs ?
- L’intégration avec d’autres systèmes : SIRH, logiciel de paie…
- Le service support ou l’assistance technique.
Tester et impliquer les équipes
Avant de valider le choix du logiciel, quelques étapes clés peuvent vous permettre de vérifier que la solution choisie est la bonne.
- Consulter les opérationnels (RH, managers, salariés) pour s’assurer que l’outil répond à leurs attentes ;
- Demander une démonstration ou un essai gratuit pour tester l’ergonomie et les fonctionnalités.
- Vérifier les options de paramétrage de l’outil ;
- Organiser des sessions de formation auprès des utilisateurs pour faciliter la prise en main.
Pour réussir l’automatisation de votre gestion du temps de travail, il ne suffit pas de déployer un logiciel de GTA au sein de votre entreprise.
Commencez par auditer votre processus dans toutes ses dimensions afin de prendre en compte l’ensemble de vos besoins. Ensuite, faites un benchmark auprès de votre réseau, testez une solution, ajustez et enfin impliquez les opérationnels en les formant à l’outil.
Vous hésitez à investir dans un logiciel de gestion des temps ?
Dans ce mémo, découvrez toutes les raisons pour lesquelles cet investissement est crucial pour améliorer votre gestion des temps et des absences.