Procurement Software Das Ende der Grauzone bei ihrem Einkaufsablauf

Mit Cleemy Einkäufe kontrollieren Sie alle Phasen Ihrer Einkäufe: Mittelbindung, Rechnungen, Lieferungen, Streitfälle und Zahlungen.

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Verfolgen Sie nicht genehmigte Ausgaben

Jede genehmigte Mittelbindung führt zu ausstehenden Rechnungen. Cleemy Einkäufe ermöglicht es Ihnen, den Rechnungseingang entspannt zu verwalten.

Organisieren Sie Ihren Einkaufsablauf

Cleemy Einkäufe koordiniert die Mitarbeiter, Genehmigenden und Buchhalter für einen besser organisierten und vor allem kontrollierten Ablauf. Die Jagd nach „Zahlungsfreigaben“ gehört der Vergangenheit an.

Abstimmung und Verwaltung von Differenzen

Rechnungen, Lieferungen und Zahlungen werden mit dem abgeglichen, was erwartet wurde. Cleemy Einkäufe hilft Ihnen, Differenzen zu begleichen und Streitfälle zu bewältigen.

Antizipieren Sie Ihre Einkäufe, anstatt sie über sich ergehen zu lassen

Einkaufsantrag

Der Ablauf beginnt, wenn ein Mitarbeiter einen Einkaufsantrag stellt, der einem Freigabeweg unterworfen ist.

Abonnements

Cleemy ermöglicht es Ihnen, die Kosten der Abonnements während der Vertragslaufzeit nachzuverfolgen und einen übermäßigen Konsum schnell zu erkennen.

Rechnungsverfolgung

Der Buchhalter ist das Herzstück eines guten Einkaufsmanagements. Cleemy verschafft ihm einen Überblick über alle Rechnungen, die anstehen, überfällig sind oder auf ihre Genehmigung warten.

Zahlungsfreigabe

Der Käufer weiß, ob der Einkauf wie geplant abgelaufen ist. Er bestätigt die Lieferungen und genehmigt die Rechnungen… Solange der Betrag innerhalb der definierten Schwellenwerte bleibt.

Differenzen und Streitfälle

Bei Differenzen im Vergleich mit der Schätzung leitet Cleemy Sie an: Soll der Manager um eine Aufstockung gebeten, eine Gutschrift zurückgefordert, oder mit einer nächsten Abonnementrechnung verrechnen werden?

Zahlungen

Bereiten Sie Ihre Zahlungen vor, kennzeichnen Sie die abgerechneten Buchungsbelege und merken Sie Zahlungen bei der Bestellung vor.

Einkaufsantrag Abonnements Rechnungsverfolgung Zahlungsfreigabe Differenzen und Streitfälle Zahlungen

«Cleemy Einkäufe wird es uns ermöglichen, unsere Einkaufsanträge, deren Genehmigung und die Validierung der Zahlungen durch die entsprechenden Personen an einem Ort zu verwalten. Excel-Tabellen und Links zu den Rechnungen, die nur selten funktionieren, gehören jetzt der Vergangenheit an.»

- Laurence Voirin, Office Manager bei Vocaza

Das Einkaufsmanagement ist mehr als nur die Dematerialisierung von Rechnungen und Zahlungen

Cleemy Procurement allows an end-to-end management of the purchasing process

Einkäufe sind ein komplexes Managementproblem. Sie müssen die Nachverfolgung von Rechnungen, Lieferungen, Budgets, Zahlungen, Buchhaltung usw. organisieren. Es ist schwierig, alle Aspekte in einer Anwendung zu behandeln, ohne dass sie sich zu einem hochkomplizierten, aber unnützen Monstrum entwickelt.

Aus diesem Grund konzentrieren sich die meisten Lösungen für KMUs und ETIs auf die Verarbeitung von Buchungsbelegen, während die Abstimmung und Kontrolle der Differenzen zwischen Planung und Ausführung vernachlässigt wird.

Cleemy Einkäufe wendet die strenge Buchhaltungslogik auf die Verwaltung des Einkaufsablaufs an, vom Antrag bis zur Lieferung, über Gutschriften, Zahlungen, Steuern, Streitfälle, usw… Dieser Ansatz gewährleistet einen zuverlässigen Audit über den gesamten Ablauf hinweg und eine nahtlose Integration der Daten in Ihre Buchhaltungssoftware

Ohne Purchase To Pay keine Gnade

Wie das Sprichwort sagt:

Verwalten heißt vorausschauend planen. Um vorausschauend zu planen, müssen die Anträge auf Mittelbindungen für Ausgaben systematisiert werden. Wenn Sie nur die eingehenden Rechnungen verarbeiten, werden Ihre Prognosen nicht zuverlässig sein.

Dies gilt insbesondere für wiederkehrende Einkäufe, die Sie langfristig binden: Telefonverträge, Mieten, SaaS-Abonnements… Darüber hinaus müssen Sie überprüfen, ob die Realität mit Ihren Prognosen übereinstimmt: Cleemy Einkäufe zentralisiert die Informationen und bezieht Ihre Mitarbeiter während des gesamten Ablaufs mit ein, um dies sicherzustellen.

Die Nachverfolgung der Einkäufe ist keine Schnitzeljagd mehr

Den Auftraggeber für einen Einkauf ausfindig zu machen, eine Lieferung sicherstellen, eine Zahlungsfreigabe erhalten… Cleemy Einkäufe erspart Ihnen diese Ärgernisse der Kreditorenbuchhaltung.

Die Einkäufer werden automatisch benachrichtigt, wenn sie eine Zahlungsfreigabe bestätigen, eine Differenz korrigieren oder ein zusätzliches Budget beantragen müssen…

Cleemy Einkäufe zeigt an, welche Rechnungen anstehen, überfällig sind oder zur Genehmigung anstehen und hilft Ihnen, Nachzügler zu erinnern.

Keine überraschenden Auszahlungen mehr

Es ist nicht möglich, Cleemy Einkäufe eine Zahlungsfreigabe für eine Rechnung zu erteilen, wenn der Betrag nicht mit der Mittelbindung übereinstimmt.

Dasselbe gilt, wenn die Lieferung nicht ordnungsgemäß erfolgt ist. Die Differenzen müssen von einem Manager genehmigt oder durch eine Gutschrift berichtigt werden.

Den Benutzern stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, um Streitfälle zu behandeln. Die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter im Einkaufsablauf sind klar und getrennt.

Natascha hat ihren Einkaufsbeleg nicht vorgelegt, und Sascha wurde wütend und kaufte Cleemy Einkäufe.

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